Persoonlike Assistent: Kantoor van die Direkteur: Traffic LAW

Oorsig

Verskaf sekretariële en administratiewe ondersteuning aan die Direkteur van Traffic Law in die Western Cape Mobility Department, wat Graad 12 plus 'n sekretariële diploma en drie jaar se ervaring vereis.

Vereistes

• Graad 12 (Senior Certificate of gelykwaardige kwalifikasie) plus 'n geakkrediteerde sekretariële diploma en/of administratiewe kwalifikasie op die vlak van NQF level 5 of relevante hoër tersiêre kwalifikasie; 'n Minimum van 3 jaar ervaring in die lewer van 'n ondersteuningsdiens aan bestuur/ senior bestuur.
• Bevoegdhede: Kennis van die volgende: Implementering van wetgewing, regulatoriese raamwerke, beleide en beste praktyke wat relevant is tot die lynfunksies; gebruik van inligtingstelsels wat die bestuur van kennis en inligting ten opsigte van die lynfunksie ondersteun; bestuur van Traffic Law Enforcement-bedrywighede en organisasiestrukture; koördinering van verslagdoenings- en inligtingsbestuursprosesse binne 'n geografies verspreide operasionele omgewing; bestuur van rekords en elektroniese inligtingstelsels; koördinering van departementele beplanning, prestasieverslagdoening en bestuursprosesse; bestuur van projekte; implementering van operasionele bestuurspraktyke; bestuur van verkrygings- en tenderprosesse; bestuur van openbare diens prosedures, prosesse en stelsels; bestuur van finansiële prosesse in ooreenstemming met die Public Finance Management Act, National Treasury Regulations, Provincial Treasury Instructions en ander toepaslike finansiële beleide, voorskrifte, direktiewe en kollektiewe ooreenkomste; uitvoering van administratiewe prosedures en prosesse; bestuur van algemene kantooradministrasie en databasisse; doeltreffende gebruik van relevante sagtewarepakette en rekenaarprogramme; bedryf van algemene inligtingondersteuningstelsels soos BAS;
• Vaardighede: uitvoering van numeriese en geletterdheidsfunksies; uitvoering van regsadministrasie; doeltreffende gebruik van rekenaarstelsels; doeltreffende kommunikasie in die vereiste taal; organiseer en beplan van aktiwiteite; handhaaf van doeltreffende interpersoonlike verhoudings; doeltreffende skriftelike kommunikasie; skakeling en netwerking met kliënte en belanghebbendes; opstel en skryf van verslae; uitvoer van navorsing; oplos van probleme; bestuur van projekte; handhaaf van hoë etiese standaarde; handhaaf van vertroulikheid;
• Anders: versamel en ontleed van inligting; toon van selfbestuur en motivering; handhaaf van goeie telefoonetiket; toon van betroubaarheid; optree met takt en diskresie; doeltreffende kommunikasie met mense op verskillende vlakke en uit uiteenlopende agtergronde; navors en ontleed van dokumente en situasies; doeltreffende werk onder druk; werk van onreëlmatige ure wanneer vereis; haal van stywe sperdatums; handhaaf van veiligheids- en sekuriteitsbewustheid.

Pligte

• Verskaf 'n sekretariële/onderkantoorondersteuningsdiens aan die direkteur;
• Lewer administratiewe ondersteuningsdienste;
• Verskaf ondersteuning aan die direkteur ten opsigte van vergaderings;
• Ondersteun die direkteur met die administrasie van die direkteur se begroting;
• Bestudeer die relevante openbare diens en departementele voorskrifte/beleide en ander dokumente en verseker dat die toepassing daarvan behoorlik verstaan word.

Hoe om aan te sollisiteer

Only applications submitted online will be accepted. To apply submit your application online only: via http://www.westerncape.gov.za/jobs or https://westerncapegov.erecruit.co

Navrae: Ms Antoinette Fennie Tel No: (021) 911 2333

Notas

Shortlisted candidates will be required to attend interviews on a date and time determined by the department and will be required to submit duly completed and signed vetting and supporting documentation within the timeframe communicated by the WCG and prior to the interview date. Failure to provide the required duly completed and signed vetting and supporting documentation within the prescribed timeframe, without reasonable justification, may result in the shortlisted candidate not being considered further in the current recruitment and selection process. All shortlisted candidates shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Selection panels shall score both technical exercises as an additional criterion in the interview process. The selection process will be guided by the EE targets of the employing department. By applying for this position, you are consenting to the Western Cape Government contacting your previous employers/managers for an employment reference. Reference checks will include enquiries relating to your disciplinary records and reasons for leaving. Should you experience difficulties with your online application, technical support is available from Monday to Friday from 08:00 to 16.00. Contact the helpline at 086 137 0214. For all other queries relating to the position, kindly contact the enquiries person as indicated in the advert. Please ensure that you submit your application before the closing date as no late applications will be considered. OTHER POSTS