Administratiewe Klerk (VOB)

Oorsig

Administratiewe Klerk in Voorsieningskettingbestuur by die Departement van Water en Sanitasie, Vanderkloof-dam.

Vereistes

• 'n Senior/Graad 12-sertifikaat of ekwivalent.
• Een (1) jaar se ervaring in Voorsieningskettingbestuur sal as 'n toegevoegde voordeel dien.
• Rekenaargeletterdheid (MS Word, Excel en PowerPoint).
• Kennis en ervaring in administratiewe prosedures vir inskaffing.
• Kennis van finansiële wetgewing. 'n Geldige kode 08-bestuurslisensie as 'n toegevoegde voordeel.
• Kennis van basiese finansiële bedryfsisteme (PERSAL, BAS, LOGIS, SAP ens.).
• Basiese finansiële bestuur en kennis van PFMA en Voorsieningskettingbestuur-regulasies.
• Kennis en begrip van die wetgewende raamwerk wat die openbare diens beheer.
• Kennis van werkprosedures in terme van werksomgewing.
• Interpersoonlike verhoudings, buigbaarheid en spoeelwerk.
• Basiese kennis van probleemoplossing en ontleding.
• Mense- en diversiteitsbestuur.
• Kliëntgeoriënteerdheid en kundefokus.
• Goeie kommunikasievaardighede (beide mondeling en skriftelik).
• Aanspreekbaarheid en etiese gedrag onder druk.
• Bereidwilligheid om buite werkure te reis.

Pligte

• Koördinasie van vraagplanne.
• Verseker dat alle inskaffing in ooreenstemming met vraagplanne is.
• Voer kwartaalseusikings uit om te verseker dat inkoopinkope in ooreenstemming met vraagplanne is.
• Voer bronning van kwotasies uit.
• Voer voorraadtoetse uit, bestuur goederesontvangste en goederesuigawes.
• Verseker dat alle inskaffing in ooreenstemming met voorgeskrewe wetgewing en regulasies is.
• Bystaan by die inskaffing van prysoptelings, tenders, evaluering en toewyzing.
• Doeltreffende bestuur van kontroles en registers.
• Invoering van rekwisies, bestellings, goederesontvangst en betalings.
• Bestuur klassering van Voorsieningskettingbestuur-dokumentasie.
• Handhaaf registers vir bestellings, betalings en rekwisies.
• Hanteer navrae van verskaffers en voeg nuwe verskaffers by die databasis in.
• Handhaaf en beheer voorrade.
• Opname, faksering, kopiëring en klassering van dokumentasie.
• Lewer deelsteun aan bate-bestuur.
• Lewer deelsteun aan vraag en verkryging.
• Lewer logistieke ondersteuningsdienste.
• Bystaan met die samestelling en handhawing van rekorde in ooreenstemming met Voorsieningskettingbestuur (VOB)-voorskrifte, bv. inkoopstelle, goederesontvang, batebevestiging, voorraadtelling en staafkodering van bates, koerier-dienste ens.
• Stel saam en handhaaf rekorde bv. baterekorde/databasis.
• Kontroleer en gee meubels, toerusting en bykomstighede aan komponente en individue uit.
• Identifiseer oortollige, onbedienbare en verouderde toerusting vir verwydering.
• Verifieer bateregister.
• Versoek en ontvang kwotasies.
• Plaas bestellings.
• Gee uit en ontvang tenderdokumente.
• Lewer sekretariaat- of logistieke ondersteuning tydens die biedingsoordenkings- en kontraksluitingsprosesse.
• Stel konsep-dokumente soos vereis saam.
• Ontvang versoeke vir goedere en dienste van eindgebruikers.
• Plaas bestellings vir goedere en dienste.
• Ontvang en verifieer goedere van verskaffers.
• Voer goedere- en diensteontvangkwytingstate in.
• Gee goedere aan eindgebruikers uit.

Hoe om aan te sollisiteer

Interested applicants must submit their applications via the online link https://erecruitment.dws.gov.za

Navrae: Mr T Kelokilwe Tel No: (053) 664 9400

Notas

Candidates may be required to complete a practical and theoretical test. Please be advised that the office will transition to a SANWRI agency. Other related documentation such as copies of qualifications, identity documents, driver’s license etc need not to accompany the application when applying for a post as such documentation must only be produced by shortlisted candidates during the interview date in line with DPSA circular 19 of 2022. With reference to applicants bearing professional or occupational registration, fields provided in Part B on the online Z83 must be completed as these fields are regarded as compulsory. Failure to complete or disclose all required information will automatically disqualify the applicant. No late applications will be accepted. Shortlisted candidates will be subjected to suitability checks (SAQA verification, reference checks criminal and credit checks). SAQA evaluation certificate must accompany foreign qualifications (only when shortlisted). Applications that do not comply with the above- mentioned requirements will not be considered. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. A pre-entry certificate obtained from the National School of government is required prior to the appointment. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Candidates will be required to complete a financial disclosure form and undergo security clearance. Foreigners or dual citizenship holders must provide a police clearance certificate from country of origin (only when shortlisted). The Department of Water Sanitation is an equal opportunity employer. In the filling of vacant posts, the objectives of section 195 (1) (i) of the Constitution of South Africa, 1996 (Act No: 108 of 1996) the Employment Equity imperatives as defined by the Employment Equity Act, 1998 (Act No: 55 of 1998) and relevant Human Resources policies of the Department will be taken into consideration. Correspondence will be limited to short-listed candidates only. If you do not hear from us within three (3) months of this advertisement, please accept that your application has been unsuccessful. Faxed applications will not be considered. The department reserves the right not to fill these positions. Women and persons with disabilities are encouraged to apply and preference will be given to the EE Targets. MANAGEMENT ECHELON