Senior Administrative Officer

Oorsig

Senior Administrative Officer wat administratiewe ondersteuning lewer by die Departement van Binnelandse Sake Hoofkantoor in Tshwane.

Vereistes

• 'n Voorgraadse kwalifikasie in Kantoorbestuur en Tegnologie, Sakebestuur, Administrasiebestuur, Openbare Administrasie of Openbare Bestuur op NQF-vlak 6 soos deur SAQA erken.
• Minimum 2 jaar se ervaring as Administratiewe Beampte/Hoofadministrasie-klerk is vereist.
• Kennis van Nasionale Skattingregulasies.
• Uitgebreide kennis van verskeie leersisteme.
• Kennis van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (PFMA).
• Kennis van die Openbare Dienste Regelgewingkader.
• Kennis en begrip van departementale Wette en Voorskrifte.
• Kennis van Voorsieningsketting-Bestuursprosesse en -prosedures.
• Kennis van die Menslike Hulpbronregelgewingkader. 'n Geldige bestuurderslisensie is 'n bykomende voordeel.
• Bereidwilligheid om te reis en uitgebreide ure te werk.
• Vereiste vaardighede en bevoegdhede: Analitiese denke.
• Beplanning en organisering. Probleemoplossing.
• Mondelingse en Geskrewe Kommunikasie.
• Finansiële Administrasie.
• Beplanning en Vaardighede. Interpersoonlik. Kliëntfokus.
• Aandag vir Detail.
• Klerklik en Administrasie. Multitasking.
• Resultate en Prestassiefokus. Spanwerk. Tydbestuur. Rekenaargeletterdheid.
• Patrioties, Eerlikheid, Integriteit en Aanspreekbaarheid.

Pligte

• Die suksesvolle kandidaat sal verantwoordelik wees vir, onder andere, die volgende spesifieke take: Lewer administratiewe ondersteuning in die eenheid.
• Voer algemene administratiewe aktiwiteite uit ter ondersteuning van die eenheid (reis, lokale en akkommodasie-arrangement).
• Verseker die administrasie van kantoorkorrespondensie, dokumente en verslae (Stel briewe, memorandums, indienstelling, verslae en notules vir die eenheid saam).
• Verseker die instandhouding van leerstelsel vir die eenheid.
• Stel finansiële en administrasie-verslae en dokumente saam.
• Verseker die samestelling van begroting en kontantvloeiprojekeringe.
• Belegde en woon vergaderings by en optree as sekretaresse tydens vergaderings.
• Verseker akkurate voltooiing van dagtoelaeningsaangawes.
• Hou tred met alle inkomende werk en verseker dat alle termyne nagekom word.
• Skakel met alle belanghebbendes wat relevant is vir die eenheid.
• Verseker die vloei van inligting en dokumente in die eenheid.
• Verseker dat vorme en dokumente wat verband hou met vorderings, betalings, fakture en konsultanthonorariums wat relevant is vir die eenheid, verwerk word.
• Lewer kantooradministrasieteratiedienste in die funksionele eenheid.
• Verseker innovasie en dienslewering binne die Eenheid.
• Verseker die implementering van doeltreffende risiko- en nalevingsbestuurpraktyke.
• Verseker doeltreffende en doelmatige bestuur van menslike, fisiese en finansiële bronne binne die Eenheid.
• Gee leiding en gids aan personeel oor beste praktyke en naleving van regelgewingvereistes.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications compliant with the “Directions to Applicants” above, must be submitted online at https://erecruitment.dha.gov.za or imsrecruitment@dha.gov.za

Navrae: Head Office: Mr R Mohlaka Tel No: (012) 406 4246 : Head Office: Ms B Kabinde Tel No: (012) 406 4239

Notas

accompanied by a fully completed Application for Employment Form (New Z83, effective from 1 January 2021), obtainable at www.dpsa.gov.za, citing the correct post number and job title, and a comprehensive CV (citing the start and end date dd/mm/yy), job title, duties performed and exit reason for each employment period to be considered, as well as the details of at least two contactable employment references (as recent as possible), regardless of online or manual submission. Where a valid Driver's License and a Professional Driving Permit (PDP) is a requirement, this must be indicated on the CV. All shortlisted candidates, including SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Shortlisted candidates will also be required to submit a copy of their ID document, a valid driver’s license (if specified as a job requirement), relevant educational qualifications / RPL certificates / Academic Transcripts of completed qualifications, and Acting letters as directed. Furthermore, applicants who possess (a) foreign qualification(s), are required to submit the evaluated results of such qualifications, as received from the South African Qualifications Authority (SAQA); will be subjected to an interview, various relevant tests and assessments, and employment suitability checks (credit, criminal, citizenship, qualifications, and employment references including verification of exit reasons, and conducting business with State). Once appointed, serving of a prescribed probation period, and obtaining of a security clearance appropriate to the post, will be required. Correspondence between the Department and candidates will be limited to shortlisted candidates, only. The DHA complies with the Protection of Personal Information Act, 2013 (Act No. 4 of 2013). Applicants’ personal information will be used for recruitment purposes, retained where required for audit, and safeguarded against unauthorised disclosure, except where legally required. Submission of an application constitutes consent to such processing. OTHER POSTS