Persoonlike Assistent

Oorsig

Verskaf sekretariële en ontvangersondersteuning aan senior bestuur in Pretoria, wat 'n Graad 12-sertifikaat, 'n relevante diploma en drie jaar se ervaring vereis.

Vereistes

• Minimum vereistes: Aansoekers moet 'n Graad 12-sertifikaat en 'n Nasionale Diploma in Sekretariële / Kantooradministrasie / Bestuur of 'n relevante gelykwaardige kwalifikasie hê.
• Minimum van 3 jaar se ervaring in die lewer van 'n ondersteuningsdiens aan senior bestuur.
• Werksverwante kennis: Relevante wetgewing / beleide / voorskrifte en prosedures, telefoonetiket, basiese kennis van finansiële administrasie.
• Werksverwante vaardighede: Gesonde organisatoriese vermoë.
• Rekenaargeletterdheid (Microsoft Office).
• Goeie interpersoonlike verhoudinge.
• Hoë vlak van betroubaarheid.
• Kommunikasie (mondelings en skriftelik).
• Taal en vermoë om goed te kommunikeer met mense op verskillende vlakke en uit verskillende agtergronde.
• Vermoë om navorsing te doen en dokumente en situasies te ontleed.
• Vermoë om met takt en diskresie op te tree.
• Selfbestuur en motivering.
• Bereidwilligheid om buite-gewone ure te werk.
• Klassifiseerde Geheime Sekuriteitsklarering.

Pligte

• Verskaf 'n sekretariële / ontvangersondersteuningsdiens aan die bestuurder.
• Neem telefoonoproepe in 'n omgewing waar, benewens die oproepe vir die senior bestuurder, diskresie vereis word om te beslis na wie die oproep aangestuur moet word.
• In die proses behoort die posbekleër sommige navrae af te handel.
• Voer gevorderde tikwerk uit.
• Bedryf en verseker dat kantoor.toerusting, bv. drukkers en fotostaatmasjiene, in 'n goeie werkende toestand is.
• Neem die afsprake van die senior bestuurder op.
• Gebruik diskresie om te beslis of om versoeke om vergaderings te aanvaar / te weier of na ander werknemers te verwys, gebaseer op die beoordeelde belangrikheid en dringendheid van die saak.
• Koördineer met en stel die bestuurder in kennis / advies gee rakende afsprake.
• Stel realistiese skedules vir afsprake op.
• Verskaf administratiewe ondersteuningsdiens.
• Verseker die doeltreffende vloei van inligting en dokumente na en van die kantoor van die bestuurder.
• Verseker die veilige bewaring van alle dokumentasie in die kantoor van die bestuurder in ooreenstemming met relevante wetgewing en beleide.
• Verkry insette, stel saam en opstel verslae, bv.: Vorderingsverslae, Maandelikse verslae en bestuursverslae.
• Ondersoek roetine-voorleggings / verslae en maak notas en / of aanbevelings vir die bestuurder.
• Reageer op navrae wat van interne en eksterne belanghebbendes ontvang word.
• Stel dokumente op soos vereis.
• Doen lêwerk van dokumente vir die bestuurder en die eenheid waar vereis.
• Versamel, ontleed en stel inligting wat deur die bestuurder versoek word, saam.
• Verduidelik instruksies en notas namens die bestuurder.
• Verseker dat reëreëlings goed gekoördineer word.
• Prioritiseer sake in die kantoor van die bestuurder.
• Bestuur die verlofregister en telefoonrekenings vir die eenheid.
• Hanteer verkryging van standaarditems soos skryfbehoeftes, verfrissings ens. vir die aktiwiteite van die bestuurder en die eenheid.
• Verkry die nodige handtekeninge op dokumente soos verkrygingsadvies en maandelikse salarisverslae.
• Verskaf ondersteuning aan die bestuurder rakende vergaderings.
• Ondersoek dokumente om aksies / inligting / ander dokumente wat vir vergaderings vereis word, te bepaal.
• Versamel en stel alle nodige dokumente vir die bestuurder saam om hom / haar oor die inhoud in te lig.
• Neem notule / besluite op en kommunikeer dit na relevante rolspelers, en volg vordering op.
• Berei voorleggingnotas vir die bestuurder voor soos vereis.
• Koördineer logistieke reëlings vir vergaderings wanneer vereis.
• Ondersteun die bestuurder met die administrasie van die bestuurder se begroting.
• Versamel en koördineer alle dokumente wat met die bestuurder se begroting verband hou.
• Bystand aan die bestuurder in die bepaling van befondsingsvereistes vir doeleindes van Mediumtermynbestedingsraamwerk (MTEF) voorleggings.
• Hou rekords van bestedingsverpligtinge, monitor besteding en waarsku die bestuurder van moontlike oor- en onverbesteding.
• Kontroleer en korreleer Basiese Rekenaarstelsel (BAS) verslae om te verseker dat besteding korrek toegewys word.
• Identifiseer die behoefte om fondse tussen items te skuif, oorleg met die bestuurder en stel konsepkennisgewings hiervoor op.
• Vergelyk die MTEF-toewysing met die versoekte begroting en stel die bestuurder van veranderinge in kennis.
• Bestudeer die relevante openbare diens en departementele voorskrifte / beleide en ander dokumente en verseker dat die toepassing daarvan behoorlik verstaan word.
• Bly op hoogte van die voorskrifte / beleide en prosedures wat op sy / haar werksterrein van toepassing is om doeltreffende en effektiewe ondersteuning aan die bestuurder te verseker.
• Bly tuis in die prosedures en prosesse wat in die kantoor van die bestuurder van toepassing is.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications can be submitted by hand delivery during office hours to: 600 Lilian Ngoyi Street (formerly known as Van Der Walt Street) Berea Park, Pretoria, 0001 or by email to Post266@dlrrd.gov.za

Navrae: Ms N Mabuza Tel No: (012) 312 8135

Notas

EE Targets: African, Coloured, Indian and White Males, and African, Coloured, Indian and White Females, and Persons with Disabilities. To apply, submit a completed Z83 form, (a nomination letter if required) and detailed Curriculum Vitae (PDF document to a maximum of 10 megabytes) via e-mail or hand delivery. The Department will not be held responsible for server delays. Late applications due to technical issues will not be considered. Shortlisted candidates must provide certified copies of required documents (Identity Document, qualifications, etc) where necessary and service certificates to support senior management experience to Human Resources before the interviews, including South African Qualifications Authority (SAQA) evaluation reports for foreign qualifications. Failure to comply will result in disqualification. All shortlisted candidate, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments, one will be a practical exercise to determine a candidates suitability based on the posts technical and generic requirements and the other must be integrity (ethical conduct) assessment. To be appointed at Senior Management Service (SMS) level, you must complete the SMS Pre- entry programme offered by the National School of Government (NSG). Find course details here: https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry- programme/ appointment is subject to successful completion of the Nyukela Programme: Pre-entry Certificate to SMS and submission of proof. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity NB: Please note that false or fraudulent qualifications submitted by applicants will be reported to the South African Police Services (SAPS), and a criminal case shall be opened. Applications: Please submit your application before the closing date as late applications will not be considered. Do not submit duplicate applications. If applying for multiple posts, submit separate applications for each post. Applications submitted via email will be acknowledged via an automated response. Applications received manually will not be acknowledged due to high volumes of applications received. If you have not heard from us within 3 months, please consider your application to be unsuccessful. Should, during any stage of the recruitment process, a moratorium be placed on the filling of posts or the Department is affected by any process such as, but not limited to, restructuring or reorganisation of posts, the Department reserves the right to cancel the recruitment process and re- advertise the post at any time in the future. Important: DLRRD is an equal opportunity employer committed to promoting representivity and affirmative action. We encourage applications from all qualified candidates. The Department reserves the right not to fill vacancies. By applying you consent to the collection and processing of your personal information for recruitment purposes. Shortlisted candidates will be required to be available for assessments and interviews at a date and time as determined by the Department. Shortlisted candidates will undergo personnel suitability checks, security vetting and reference checks (including social media profiles). Applications must declare any pending criminal, disciplinary or any other allegations or investigations. Successful candidates must pass security clearance, sign an employment contract, sign an annual performance agreement and disclose financial interests. All applicants are required to declare any conflict or perceived conflict of interest, to disclose memberships of Boards and directorships that they may be associated with. Failure to disclose relevant information may result in disqualification or termination. The Minister of Land Reform and Rural Development, in terms of section 4(3) and 4(4) of the Restitution of Land Rights Act No. 22 of 1994, hereby invites nominations from the general public for the appointment of a Chief Land Claims Commissioner for the Commission on Restitution of Land Rights. The person so nominated should meet the requirements for the position. Nominations must include a signed nomination letter and be accompanied by an updated CV and form Z83 completed by the nominated candidate. The appointment will be made in compliance with the Restitution of Land Rights Act 22 of 1994 read with the Public Service Regulations, 2016 MANAGEMENT ECHELON