Assistentdirekteur: VIP en Swembad

Oorsig

Assistentdirekteur benodig in Koedoespoort om VIP- en swembadvoertuigbesprekings, bestuurderdienste en vervoerversoeke te administreer op salaris vlak 9.

Vereistes

• 'n Toepaslike Graad/Diploma in Vervoerbestuur / Vlootbestuur / Logistiek / Finansies / Besigheidsadministrasie. 3 – 5 jaar se ervaring in vlootbestuur en kennis van kantooradministrasie.
• Bestuurderslisensie as 'n bykomende voordeel.

Pligte

• Administreer versoeke van VIP- en Swembadkliente: Bestuur die bespreking van bestuurder- en VIP-dienste.
• Verifieer dat die besprekingsvorm deur die gedelegeerde vervoerbeampte/bestuurder/finansiële amptenaar onderteken is ooreenkomstig die vervoerbeleid.
• Bevestig die beskikbaarheid van die aangevraagde voertuig ooreenkomstig die versoek.
• Bestuur die klientdepartement om 'n gemagtigde reismagtigingsvorm (Z606) en bestuurderslisensie te verskaf vir die afhaal van voertuig/voertuie.
• Monitor voertuie aan personeel toegewys.
• Los alle navrae binne aanvaarbare tydsraamwerk op.
• Fasiliteer kontrakadministrasie van korttermynhuur: Bestuur alle kontrakte soos voorgeskryf deur entiteit.
• Keur kontrakte op Finansiële Inligtingstelsel goed.
• Verifieer dat die VIP-afdeling op die aansoekvorm en op die aktiewe kontrakte voltooi is.
• Monitor rekords van daaglikse kontrakaktiwiteite.
• Stuur briewe aan kliente wie se kontrakte op die punt staan om te verval en bring hulle onder die terme van die kontrak.
• Bestuur die kansellasie van kontrakte deur die klient.
• Bestuur die Vlootbestuurstelsel vir bestuurders: Skeduleer drywers vir bestuurderdienste op Vlootbestuurstelsel.
• Monitor en rapporteer die status van bestuurderbesprekings en voertuie aan beamptes toegewys.
• Stel Finansiële Inligtingstelselverslae op en dien voertuigopsporingsverslae betyds in.
• Ontwikkel en fasiliteer die implementering van beleide en prosedures: Neem deel aan die ontwikkeling, hersiening en implementering van beleide en standaardbedryfsprosedures.
• Voldoening aan alle relevante departementele wetgewing, beleide en prosedures.
• Verbeter akkuraatheid in dienslewering.
• Invul van VIP- en Swembadverslae en goedgekeurde kontrakte.
• Dien maandelikse en kwartaalverslae ooreenkomstig ooreengekome tydsraamwerke in.
• Hou toesig oor personeel (Menslike/Toerusting/Bates): Hou behoorlike lêerwerk vir alle rekords.
• Bestuur personeel se werkbywoning insluitend verlof.
• Bestuur prestasie van personeel (Implementeer Prestasiebestuurstelsel).
• Implementeer en bestuur Fasiliteitsprosesse, -prosedures en -stelsels.
• Stel operasionele beplanning vir die span op.
• Fasiliteer personeelontwikkeling.

Hoe om aan te sollisiteer

must be submitted online at https://jobs.gauteng.gov.za alternatively email to gFleeTRecruitment@gauteng.gov.za. For general enquiries please conduct Human Resources on 010 345 1538.

Navrae: Ms. Precious Maimela Tel No: (011) 345 – 1538

Notas

It is our intention to promote representative (Race, Gender, and Disability) in the Public Service through the filling of this post. Applications must be submitted on form Z83(effective 01 January 2021), obtainable from any public service department or on internet at www.dpsa.gov.za /documents. Received applications using the incorrect application for employment (old Z83) will not be considered. Each application for employment form must be fully completed, duly signed and initialled by the applicant. Failure to fully complete, initial and sign this form may lead to disqualification of the application during the selection process. A fully completed, initialled, and signed new form Z83 (Section A, B, C and D compulsory and (Section E, F and G ignore if CV attached) and a detailed CV is required. Only shortlisted candidates will be required to submit certified documents not older than six months on or before the day of the interview following communication from Human Resources. NB: If you do not receive any response within 3 months, please accept that your application was unsuccessful. No faxed, post or hand delivered, and late applications will be considered. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. It is the applicant’s responsibility to have foreign qualifications evaluated by the South African Qualifications Authority (SAQA). Suitable candidates will be subjected to personnel suitability checks (positive Identity, qualification, fraud listing, employment reference, and criminal record verification as well as the required level of security clearance process). The logistics of which will be communicated by the Department. Department reserves the right not to make appointment to the advertised post.