Persoonlike Assistent

Oorsig

Verskaf sekretariële en ontvangsondersteuning aan senior bestuur in die Department of Land Reform and Rural Development, gesetel in Pretoria.

Vereistes

• Minimum vereistes: Aansoekers moet in besit wees van 'n Graad 12-sertifikaat en 'n Nasionale Diploma in Sekretariële / Kantooradministrasie / Bestuur of 'n relevante gelykwaardige kwalifikasie.
• Minimum van 3 jaar se ervaring in die lewer van 'n ondersteuningsdiens aan senior bestuur.
• Werksverwante kennis: Relevante wetgewing/beleid/voorskrifte en prosedures, telefoonetiket, basiese kennis van finansiële administrasie.
• Werksverwante vaardighede: Goeie organisatoriese vermoë.
• Rekenaarvaardigheid (Microsoft Office).
• Goeie interpersoonlike verhoudinge.
• Hoë vlak van betroubaarheid.
• Kommunikasie (mondelings en skriftelik).
• Taal en vermoë om goed met mense op verskillende vlakke en uit verskillende agtergronde te kommunikeer.
• Vermoë om navorsing te doen en dokumente en situasies te ontleed.
• Vermoë om met takt en diskresie op te tree.
• Selfbestuur en motivering.
• Bereidwilligheid om lang ure te werk.
• Klassifiseerde geheime veiligheidsklaring.

Pligte

• Verskaf 'n sekretariële / ontvangsondersteuningsdiens aan die bestuurder.
• Neem telefoonoproepe aan in 'n omgewing waar, benewens die oproepe vir die senior bestuurder, diskresie vereis word om te beslis aan wie die oproep aangestuur moet word.
• In die proses behoort die posbekleuer sommige navrae af te handel.
• Voer gevorderde tikwerk uit.
• Bedryf en verseker dat kantoortoerusting, bv. drukkers en fotostate, in 'n goeie werkende toestand is.
• Teken die afsprake van die senior bestuurder aan.
• Gebruik diskresie om te beslis of om versoeke vir vergaderings van ander werknemers te aanvaar/af te wys of te verwys, gebaseer op die beoordeelde belangrikheid en dringendheid van die saak.
• Koördineer met en sensibiliseer/adviseer die bestuurder aangaande afsprake.
• Stel realistiese skedules vir afsprake op.
• Lewer administratiewe ondersteuningsdiens.
• Verseker die doeltreffende vloei van inligting en dokumente na en van die kantoor van die bestuurder.
• Verseker die veilige bewaring van alle dokumentasie in die kantoor van die bestuurder in ooreenstemming met relevante wetgewing en beleid.
• Verkry insette, sorteer en stel verslae op, bv.: Vorderingsverslae, maandelikse verslae en bestuursverslae.
• Ondersoek roetine-voorleggings/verslae en maak notas en/of aanbevelings vir die bestuurder.
• Reageer op navrae ontvang van interne en eksterne belanghebbendes.
• Stel dokumente op soos vereis.
• Doen die lê van dokumente vir die bestuurder en die eenheid waar nodig.
• Versamel, ontleed en sorteer inligting wat deur die bestuurder versoek word.
• Verduidelik instruksies en notas namens die bestuurder.
• Verseker dat reëlings vir reis goed geköördineer is.
• Prioritiseer sake in die kantoor van die bestuurder.
• Bestuur die verlofregister en telefoonrekenings vir die eenheid.
• Hanteer die verkryging van standaarditems soos skryfbehoeftes, verkwikkings ens. vir die aktiwiteite van die bestuurder en die eenheid.
• Verkry die nodige handtekeninge op dokumente soos verkrygingsadvies en maandelikse salarisverslae.
• Bied ondersteuning aan die bestuurder aangaande vergaderings.
• Ondersoek dokumente om vas te stel watter aksies/inligting/ander dokumente vir vergaderings vereis word.
• Versamel en stel alle nodige dokumente vir die bestuurder op om hom/haar in te lig oor die inhoud.
• Teken notules/besluite aan en kommunikeer dit na relevante rolspelers, volg vordering op.
• Stel voorligtingnotas vir die bestuurder op soos vereis.
• Koördineer logistiese reëlings vir vergaderings wanneer nodig.
• Ondersteun die bestuurder met die administrasie van die bestuurder se begroting.
• Versamel en koördineer alle dokumente wat verband hou met die bestuurder se begroting.
• Bied hulp aan die bestuurder om befondsingsvereistes te bepaal vir doeleindes van Medium-Term Expenditure Framework (MTEF)-voorleggings.
• Hou rekords van bestedingsverbintenis, hou besteding dop en stel die bestuurder in kennis van moontlike oor- en onderbesteding.
• Kontroleer en korreleer Basic Accounting System (BAS)-verslae om te verseker dat besteding korrek toegewys word.
• Identifiseer die behoefte om fondse tussen items te skuif, konsulteer met die bestuurder en stel konsepnotas hiervoor op.
• Vergelyk die MTEF-toekenning met die versoekte begroting en stel die bestuurder in kennis van veranderinge.
• Bestudeer die relevante openbare diens- en departementele voorskrifte/beleid en ander dokumente en verseker dat die toepassing daarvan behoorlik verstaan word.
• Bly op hoogte aangaande die voorskrifte/beleid en prosedures wat van toepassing is op sy/haar werksterrein om doeltreffende en effektiewe ondersteuning aan die bestuurder te verseker.
• Bly op hoogte van die prosedures en prosesse wat van toepassing is in die kantoor van die bestuurder.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications can be submitted by hand delivery during office hours to: 600 Lilian Ngoyi Street (formerly known as Van Der Walt Street) Berea Park, Pretoria, 0001 or by email to Post182@dlrrd.gov.za

Navrae: Ms F Maki Tel No: (012) 312 8244

Notas

EE Targets: African, Coloured, Indian and White Males and African, Coloured, Indian and White Females and Persons with Disabilities. To apply, submit a completed Z83 form and detailed Curriculum Vitae (PDF document to a maximum of 10 megabytes) via e-mail or hand delivery. The Department will not be held responsible for server delays. Late applications due to technical issues will not be considered. Shortlisted candidates must provide certified copies of required documents (Identity Document, qualifications, etc) where necessary and service certificates to support senior management experience to Human Resources before the interviews, including South African Qualifications Authority (SAQA) evaluation reports for foreign qualifications. Failure to comply will result in disqualification. To be appointed at Senior Management Service (SMS) level, you must complete the SMS Pre- entry programme offered by the National School of Government (NSG). Find course details here: https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry- programme. Appointment is subject to successful completion of the Nyukela Programme: Pre-entry Certificate to SMS and submission of proof. Shortlisted applicants for the advertised vacancies will undergo two pre-entry assessments: a practical assessment and an integrity assessment, both of which form part of the selection criteria after the interview. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. NB: Please note that false or fraudulent qualifications submitted by applicants will be reported to the South African Police Services (SAPS), and a criminal case shall be opened. Applications: Please submit your application before the closing date as late applications will not be considered. Do not submit duplicate applications. If applying for multiple posts, submit separate applications for each post. Applications submitted via email will be acknowledged via an automated response. Applications received manually will not be acknowledged due to high volumes of applications received. If you have not heard from us within 3 months, please consider your application to be unsuccessful. Should, during any stage of the recruitment process, a moratorium be placed on the filling of posts or the Department is affected by any process such as, but not limited to, restructuring or reorganisation of posts, the Department reserves the right to cancel the recruitment process and re- advertise the post at any time in the future. Important: DLRRD is an equal opportunity employer committed to promoting representivity and affirmative action. We encourage applications from all qualified candidates. The Department reserves the right not to fill vacancies. By applying you consent to the collection and processing of your personal information for recruitment purposes. Shortlisted candidates will be required to be available for assessments and interviews at a date and time as determined by the Department. Shortlisted candidates will undergo personnel suitability checks, security vetting and reference checks (including social media profiles). Applications must declare any pending criminal, disciplinary or any other allegations or investigations. Successful candidates must pass security clearance, sign an employment contract, sign an annual performance agreement and disclose financial interests. All applicants are required to declare any conflict or perceived conflict of interest, to disclose memberships of Boards and directorships that they may be associated with. Failure to disclose relevant information may result in disqualification or termination. ERRATUM: The position of Deputy Director: Strategic Land Acquisition ref 3/1/1/1/2026/150 for the Directorate: Strategic Land Acquisition: Limpopo (Polokwane) that was advertised in Public Service Vacancy Circular 24 dated 10 July 2026 has reference. The position has been withdrawn. The Department apologies for any inconvenience caused. MANAGEMENT ECHELON