Administrasieklerk

Oorsig

'n Administrasieklerk word benodig in Bloemfontein om klerklike ondersteuning te verleen, data vas te lê en korrespondensie te bestuur, met 'n Graad 12-sertifikaat as vereiste.

Vereistes

• Aansoeker moet in besit wees van 'n Graad 12-sertifikaat.
• Geen ondervinding word vereis.
• Werksverwante kennis: Kennis van klerklike pligte, praktyke sowel as die vermoë om data vas te lê, 'n rekenaar te bedien en statistieke te versamel.
• Kennis en begrip van die wetgewende raamwerk wat die Openbare Diens regeer.
• Kennis van werkprosedures ten opsigte van die werksomgewing.
• Werksverwante vaardighede: Taalvaardighede, goeie kommunikasievaardighede (mondelings en skriftelik), beplannings- en organisasievaardighede, rekenaarvaardigheid, interpersoonlike verhoudings, buigsaamheid en vermoë om in 'n span te werk.

Pligte

• Lewer algemene klerklike ondersteuningsdienste.
• Rekord, organiseer, stoor, lê vas en haal korrespondensie en data terug (lynfunksie).
• Lê data elektronies en handmatig vas / Werk register en statistieke by.
• Verskaf 'n onvangs-/skakelbord-diens en hanteer roetine-navrae.
• Maak fotostatte en ontvang of stuur faksimiles.
• Verskaf maandelikse fotostatelesings aan belanghebbendes en teken herstelwerk aan.
• Verskaf maandelikse kennisgewing van ontvangste vir fotostate.
• Rapporteer gebouonderhoud/akkommodasie-aangeleenthede.
• Hanteer inkomende en uitgaande pos en pakkette aan verskeie belanghebbendes soos vereis.
• Hou en onderhou die lêerstelsel vir die komponent.
• Verskaf 'n sekretariële diens om agenda op te stel en notule te neem, reël vergaderings, plekke en akkommodasie en reisreëlings.
• Tik briewe en / of ander korrespondensie wanneer vereis.
• Hou en onderhou die inkomende en uitgaande dokumentregister van die komponent Werk die relevante databasisse by en onderhou dit.
• Stel op en dien die verslae, memo's en voorleggings soos vereig in.
• Hou en onderhou 'n Sleutelbeheerregister.
• Verskaf voorsieningsketting-klerklike ondersteuningsdienste binne die komponent.
• Skakel met interne en eksterne belanghebbendes ten opsigte van die verkryging van goedere en dienste.
• Verkry kwotasies, voltooi verkrygingsvorms vir die aankoop van kantooritems en kontrakte.
• Voorraadbeheer van kantoorstasieery, toilet-/skoonmaakmateriaal, nominale waarde-vorms, bates en uniforms en reik voorraad uit.
• Hou en onderhou die bate-register van die komponent.
• Administreer beweging en beskikking van bates van die komponent.
• Stel verslae vir bates en verliesbeheer op soos nodig.
• Bied hulp by die verifikasie van bate-verslae vir die verskeie afdelings vir die kwartaallikse bate-verslag.
• Bied hulp by die koördinering van verliese vir die kwartaallikse verliesverslag Verskaf personeeladministrasie-klerklike ondersteuningsdienste binne die komponent.
• Prosesseer en registreer aansoeke om verlof en onderhou 'n verlofregister vir die komponent.
• Hou en onderhou personeelrekords in die komponent.
• Stel en onderhou bywoningsregister van die komponent op.
• Hanteer navrae, bv. verlof, beëindiging, aanstellings, PMDS, Prestasieooreenkoms, ens.
• Verskaf advies en leiding aan amptenare ten opsigte van menslike hulpbron-aangeleenthede.
• Dien opleidingsdokumentasie in en onderhou opleidingsrekords.
• Verskaf finansiële administrasie-ondersteuningsdienste in die komponent.
• Finansiële administrasie-ondersteuningsdienste.
• Bied hulp met die begroting deur inligting te verskaf, uitgawes vir die komponent vas te lê en by te werk.
• Fasiliteer betaling vir goedere en dienste.
• Administreer, kontroleer en verifieer S&T-eise en vooruitbetaling, werk die S&T-eis- en Vooruitbetalingbeheerregister en personeelrekord by.
• Hanteer telefoonrekenings en kleinkontantgeld vir die komponent.
• Kontroleer en verifieer selfoon- en 5G-aansoeke en onderhoud van die databasis en selfoonregister.
• Kontroleer en verifieer oortyd-eise en werk die oortydregister by.
• Genereer fakturering en weeklikse faktuurregisters en maandelikse faktuurversoenings.
• Maandelikse betaling en versoening van die koerierrekening.
• Verskaf fakture en ander rekenverwante inligting aan belanghebbendes.
• Lewer vervoeradministratiewe ondersteuningsdienste.
• Koördineer die benutting van regeringsvoertuie.
• Reis werksopdragte en stallingtoepassings uit aan amptenare, bestuur en beheer die uitreiking van voertuie en petrolkaarte.
• Voer inspeksies van voertuie uit.
• Verifieer bestuurderslisensies van amptenare voor uitreiking van departementele voertuie.
• Verseker dat voertuie bedien en / of onderhou word volgens die vereistes.
• Rapporteer skade aan voertuie.
• Koördineer die herstel van voertuie (as gevolg van ongelukke, onderbrekings, ens). hou rekord van logblaaie, reisgemagtigings, verifieer Wes Bank-transaksieverslae, ens.
• Reël reis en akkommodasie.
• Voltooi 'n ongelukverslag, verliesverslae en ander vervoerverwante verslae.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications can be submitted by hand delivery during office hours to 20 Steve Biko Street, Agriculture Place, Arcadia, Pretoria, 0002 or by email ACrecruit62@nda.gov.za.

Navrae: Mr Kuben Naidoo at 082 881 2262

Notas

EE Target: African, Indian, White Males and Indian Females and Persons with disability. To apply, submit a completed Z83 form and detailed Curriculum Vitae (PDF document to a maximum of 10 megabytes) via e-mail or hand delivery. The Department will not be held responsible for server delays. Late applications due to technical issues will not be considered. Shortlisted candidates must provide certified copies of required documents (Identity Document, qualifications, etc) where necessary and service certificates to support senior management experience to Human Resources before the interviews, including South African Qualifications Authority (SAQA) evaluation reports for foreign qualifications. Failure to comply will result in disqualification. To be appointed at Senior Management Service (SMS) level, you must complete the SMS Pre- entry programme offered by the National School of Government (NSG). Find course details here: https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry- programme. Appointment is subject to successful competition of the Nyukela Programme: Pre-entry Certificate to SMS and submission of proof. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. All shortlisted candidates, including SMS, shall undertake two pre- entry assessments. One must be a practical exercise, and the other must be an Integrity (Ethical Conduct) Assessment. Selection panels shall score both technical exercises as an additional criterion in the interview process. NB: Please note that false or fraudulent qualifications submitted by applicants will be reported to the South African Police Services (SAPS), and a criminal case shall be opened. Applications: Please submit your application before the closing date as late applications will not be considered. Do not submit duplicate applications. If applying for multiple posts, submit separate applications for each post. Due to high volumes, the Department will not acknowledge receipt of applications. Communication will be limited to shortlisted candidates only. If you have not heard from us within 3 months, please consider your application to be unsuccessful. Should, during any stage of the recruitment process, a moratorium be placed on the filling of posts or the Department is affected by any process such as, but not limited to, restructuring or reorganisation of posts, the Department reserves the right to cancel the recruitment process and re- advertise the post at any time in the future. Important: DOA is an equal opportunity employer committed to promoting representivity and affirmative action. We encourage applications from all qualified candidates. The Department reserves the right not to fill vacancies. By applying you consent to the collection and processing of your personal information for recruitment purposes. Shortlisted candidates will be required to be available for assessments and interviews at a date and time as determined by the Department. Shortlisted candidates will undergo personnel suitability checks, security vetting and reference checks (including social media profiles). Applications must declare any pending criminal, disciplinary or any other allegations or investigations. Successful candidates must pass security clearance, sign an employment contract, sign an annual performance agreement and disclose financial interests. All applicants are required to declare any conflict or perceived conflict of interest, to disclose memberships of Boards and directorships that they may be associated with. Failure to disclose relevant information may result in disqualification or termination. MANAGEMENT ECHELON