Uitvoerende persoonlike assistent: Kantoor van die DDG's

Oorsig

Uitvoerende persoonlike assistent benodig om administratiewe ondersteuning aan die Kantoor van die DDG in Pretoria te verleen.

Vereistes

• Voorgraadse kwalifikasie (NQF Vlak 6 soos deur SAQA erken) in Openbare Bestuurskunde/of verwante ekwivalente kwalifikasie.
• Twee jaar se ervaring in administratiewe/sekretariële/persoonlike assistent-omgewing.
• Kennis van inligtingsbestuur, kantooradministrasie en -bestuur.
• Kennis van Voorsieningskettingbestuursprosedures, Openbare Dienste se wetgewende en beleidsraamwerk, toepaslike departementele beleide en Openbare Finansiesbestuurswet.
• Kennis van virtuele vergaderingsplatforms, kalender- en skeduleringsnutsprogramme.
• Rekenaarvaardigheid, kommunikasie (mondelings en skriftelik) vaardighede.
• Verslagskrywing, aanbiedings, projekbestuur.
• Beplanning en organisering.
• Analitiese vermoë en vermoë om met alle besigheidseenhede te skakel.

Pligte

• Verskaf administratiewe ondersteuningsdienste.
• Filter oproepe, e-posse en korrespondensie.
• Bied hulp met die beplanning, skedulering en koördinering van interne en eksterne vergaderings.
• Stel die vergaderingskalender vir die DDG op.
• Besprekingsraadsale vir die DDG se vergaderings met interne en eksterne belanghebbendes.
• Bied hulp met die opstel van kwartaallikse Vraagbestuursplanne en die monitering van begrotingsbesteding.
• Verskaf sekretariële ondersteuningsdienste vir die DDG se vergaderings.
• Volg besluite en aksiepunte na.
• Hanteer korrespondensie in die kantoor van die DDG.
• Organiseer en handhaaf die lêerstelsel en vertroulike rekords.
• Verskaf logistieke ondersteuningsdienste in die kantoor van die DDG.
• Reel reis- en akkommodasie-reëlings.
• Verwerk en dien reisroetes in.
• Verwerk en dienbestaan en reisaansprake in.
• Verseker dat die DDG voorbereid is vir vergaderings en betrokkenhede (d.w.s. in besit van tersaaklike inligting, voorleggingsdokumente, ens.).
• Onderhou die DDG se persoonlike lêer (bv. behou afskrifte van dokumente wat aan die HRM-eenheid voorgelê is soos verlofvorms, Prestasie-ooreenkomste/-assesserings en ander tersaaklike werksverwante dokumente).
• Verseker dat doeltreffende en voortgesette kommunikasie (mondelings en skriftelik) vanuit die kantoor van die DDG, Tak en ander besigheidseenhede gehandhaaf word.
• Ontvang en registreer dokumentasie voor voorlegging aan die Tak-koördineerder.
• Verwelkom en ontvang kliënte/belanghebbendes wat die DDG besoek en bestuur die wagarea.

Hoe om aan te sollisiteer

Can be emailed to ExecutivePA-ODDG@csp.gov.za

Navrae: Mr M Maiko Tel No: (012) 493 1390

Notas

Preference will be given to youth, Coloureds, Indians and Whites both males and females in accordance with our employment equity plan. Applications must be submitted on the new prescribed application form Z.83 of the Public Service Act, obtainable from any Public Service Department or any Public Service and Administration website or Recruitment Office within the Civilian Secretariat for Police Service. Applicants are not required to submit copies of qualifications and other relevant documents on application but must submit a fully completed Z83 and a detailed Curriculum Vitae (e.g. indicating positions held, dates and key performance areas/responsibilities). Only shortlisted candidates will be required to submit certified documents on or before the day of the interviews following communication from the Department. Failure to submit the requested documents/information will result in your application not being considered. Failure to comply with this requirement will result in the candidate being disqualified. Correspondence will be limited to shortlisted candidates only. If you have not been contacted within three months of the closing date of this advertisement, please accept that your application was unsuccessful. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Following the interview and technical exercise, the selection panel will recommend the most suitable candidate. Short-listed candidates will be subjected to a security clearance. The Secretary of Police Service has the right not to fill the post. All posts are based in Pretoria. Preference will be given to youth, people with disability and women in accordance with our employment equity. NB: Please ensure that your application reaches this office not later than 16h00 on week-days. OTHER POSTS