Adjunk-Direkteur: Provinsiale Kantoor-Noord-Kaap

Oorsig

Adjunk-Direkteur vir Provinsiale Kantoor in Kimberley, wat klantverhoudinge en provinsiale operasies vir GPAA bestuur.

Vereistes

• 'n Relevante driejarige Bachelorgraad / B Tech of ekwivalente driejarige kwalifikasie (ten minste 360 kredite) met ses (6) jaar gepaste ondervinding op die gebied van Klantedinsdienste-bestuur met drie (3) jaar ondervinding in Bestuur of Middelbestuurondervinding.
• Rekenaargeletterdheid wat goeie werkkennis van Microsoft Office-produkte insluit.
• Kennis van GEPF-dienste en produkte.
• Kennis van GEPF-stelsels en diensleweringstoepassings.
• Kennis van Werknemervoordele.
• Kennis van Kliëntverwantskapbestuur.
• Kennis van relevante wetgewing.
• Geografiese kennis van die Provinsie/Streek. Klantedinsdienstebestuur. Belanghebber-bestuur. Probleemoplossingsvermoe.
• Geskrewe en mondelinge Kommunikasie. Organisasievaardighede. Konflikoplossing.
• Vaardigheid in MS Office Suite. Aanbieding-vaardighede. Verslag-vaardighede.
• Finansiële Insig.
• Kommunikasie- en Interpersoonlike Vaardighede. Klientgefokus.
• Uitgaande persoonlikheid.
• Vermoë om op alle vlakke te kommunikeer.
• Vermoë om sterk netwerkverhoudings op te bou.
• Stellig & Beslis.
• Vermoë om in 'n span te werk.
• Resultaatgefokus & Proaktief.
• Eties & Betroubaar. Veerkragtig.

Pligte

• Die titularis sal verantwoordelik wees vir die bestuur van klantverhoudinge in die Streek, wat onder meer maar nie beperk tot die bestuur van doeltreffende operasies binne die provinsiale kantoor insluit nie.
• Ontwikkel en handhaaf 'n jaarlikse prestasieplan aangevul deur aksieplan vir dienslewering in die kantore.
• Verskaf insette en advies oor beleidsontikkeling en verseker die doeltreffende implementering daarvan.
• Hersien en verseker doeltreffende werkstroom- en kapasiteitsbeplanning.
• Herbesoek, hersien en stroomlyn alle prosesse om akkuraatheid en doeltreffendheid in operasie-uitvoering te verseker.
• Verseker deurlopend bygewerkte en relevante SOPs vir eenheid(e) onder bestuur.
• Verseker die implementering van die Batho Pele-beginsels binne die Provinsiale Kantoor in alle interaksies met interne en eksterne klante.
• Verskaf leiding en leierskap aan die Kantoor in die bereiking van GPAA-strategiese doelwitte.
• Ontwikkel, interpreteer en bestuur statistiese inligting oor diensstandaarde, deurlooptye, knelpunte, volumes en foutkoerse.
• Ontwikkel en implementeer kwaliteitsversekering- en datakaliteitsstrategieë en aksies.
• Verseker die doeltreffende en eenvormige implementering van Standaardoperasionele Prosedures, wat naleving voortdurend hersien.
• Dien alle statistieke, verslae en antwoorde tydig en akkuraat in.
• Hou die Direkteur op hoogte van werkvordering, probleme en regstellende maatreëls wat aangewend is.
• Bestuur vertragings in dienslewering op alle diensleweringspunte/-kanale.
• Bestuur die eskalering van vertragings in die betalingsproses.
• Bestuur provinsiale dienskanale (mobiel, Loopsentrum, provinsiale epos-navrae en kliëntverbindingsdienste).
• Naleving van skedules vir mobiele en CLO-aktiwiteite.
• Hou die Kommunikasie-eenheid op hoogte oor bemarking- en merkbehoeftes.
• Verseker doeltreffende risiko- en nalewingsbestuur binne die EGLS-provinsiale kantoor.
• Bestuur die opleiding en leiding van personeel oor naleving van alle relevante regelgewende, interne en eksterne nalewingsvereistes.
• Ontwikkel en implementeer proaktief 'n risikobestuursplan en doen verslag oor alle risiko's volgens verlangde formaat.
• Analiseer, interpreteer en implementeer departementele beleide, organisasiesirkulasies en ander kommunikasie wat die werking van die provinsiale kantoor raak.
• Bevorder 'n korrupsieverydende omgewing en doen onmiddellik verslag van enige breuke wat jy op hoogte raak.
• Verseker kantoorbediende oudit en kwaliteitsbeheer van prosesse en prosedures, saam met die implementering van behoorlike kontroles in ooreenstemming met die Loopsentrum se SOP.
• Monitor en beheer naleving van oudit-risikobevindings en aksieplanne.
• Hou die risikoregister by die CRMMMF (CRM-middelbestuurforum) bygewerk.
• Monitor naleving van SHERQ (Veiligheid, Gesondheid, Omgewing, Risiko en Kwaliteit) regulasies.
• Doen verslag en bespreek alle geassosieerde risiko's, insidente en soek leiding van Bestuur (GPAA 16.2).
• Stel vas en bestuur verhoudings met alle relevante belanghebbers/klante om dienslewering in die provinsie te ondersteun.
• Skep, bou en handhaaf vennootskappe met verskeie interne en eksterne eenhede/belanghebbers/klante/diensleweraars om dienslewering in ooreenstemming met GPAA-strategiese doelwitte te verbeter.
• Verseker dat daar doeltreffende kommunikasie en betrokkenheid tussen die Provinsiale kantoor en alle relevante belanghebbers/klante bestaan om die GPAA-strategiese doelwitte te verbeter.
• Verseker dat verskeie belanghebbers se navrae of klagtes na relevante amptenare vir resolusie verwys word; verseker monitering van resolusie en verslag in plek.
• Verseker, koördineer, ondersteun en volg die resolusie van verskeie belanghebber/kliënt-navrae of klagtes op.
• Verhoog GPAA se provinsiale voetafdruk deur die afwikkeling van verskeie dienskanale in samewerking met die Fasiliteite-eenheid.
• Verseker suksesvolle besigheidsomvorming binne die provinsiale kantoor.
• Funksioneer as veranderingsksampioep vir omvorming en kommunikasie, motiveer en dryf veranderingsinisiatiewe binne die kantoor.
• Beveel prestasieverbeteringsinisiatiewe aan en implementeer dit.
• Bestuur suksesvolle implementering van stelsel- en prosesverbeteringe, opwaarderinge en wysiginge binne die kantoor.
• Verskaf administratiewe ondersteuning by uitvoering-inisiatiewe.
• Beplan en monitor administrasie vir uitvoering-inisiatiewe in ooreenstemming met SOP.
• Verskaf insette tot die strategiese bestuur van die afdeling.
• Stel omvattende operasionele planne, kwartaal- en jaarverslae saam.
• Bly op hoogte met veranderinge in relevante riglyne en ander wetgewing, om aanbevelinge te maak waar beleide en prosedures gewysig moet word.
• Ontwikkel, verbeter en implementeer beleide, prosesse en prosedures wat relevant tot die afdeling is en dienslewering verbeter.
• Werk saam met interne en eksterne belanghebbers om nuwe stelsels en prosesse te implementeer, wat integrasie tot ander areas moontlik maak.
• Bestuur alle hulpbronne van die eenheid.
• Stel, stem saam en monitor die prestasie van direkte rapporteerders, kyk dat dit met beplande teikens in lyn is.
• Verdeel werk volgens die individuele werkslading, kundigheid en ontwikkelingsbehoefte van die individu.
• Identifiseer ontwikkelings- en opvolgbeplannigsvereistes.
• Verseker naleving van indiensstellingsbillikheid.
• Monitor dat afleweringe besigheidsasies vereis.
• Fasiliteer personeelproduksiwiteit en doeltreffendheid, wat absenteïsme en personeelomset minimaliseer.
• Motiveer personeel deur die implementering van verskeie beloningsmeganismes.
• Fasiliteer departementale kommunikasie deur gepaste strukture en stelsels.
• Bestuur die begroting van die eenheid en monitor uitgawepatroon soos per die voorskrifte.

Hoe om aan te sollisiteer

To apply visit: https://erecruitment.gpaa.gov.za/

Navrae: Sanele Ngema Tel No: (012) 319 3501 Enquiries.erecruitment@gpaa.gov.za

Notas

Effective from 19 June 2026, the GPAA now utilises an e-Recruitment System which means all applicants must login/register to apply for positions, we only accept e-Recruitment online applications. The applicant’s profile on the e Recruitment is equivalent to the newly approved Z83, and it is the responsibility of applicants to ensure their profiles are fully completed or their applications will not be considered, as per the DPSA Practice Note. Certain documentation will still be required to be uploaded on the system such as copies of all qualifications including National Senior Certificate/Matric certificate, ID, etc., however these documents need not be certified at point of application, however certification will be required prior to attending the interview. The candidate must agree to the following: Shortlisted candidates must avail themselves for a virtual or in-person panel interview at a date and time determined by the GPAA. Please note: All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. It should be noted that the GPAA does not support the use of Artificial Intelligence (AI) in any of its recruitment and selection processes and will disqualify an application if it picks up the use of AI when completing assessments without acknowledging the source of information. Successful completion of the Nyukela Public Service SMS Pre-entry Programme as endorsed by the National School of Government, available as an online course on https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry-programme/, prior to finalisation of appointment, is a requirement for all SMS positions. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. Applicants must note that pre-employment checks and references will be conducted once they are short-listed and the appointment is also subject to a positive outcome on these checks, which include but not limited to: security clearance, security vetting, qualification/study verification, citizenship verification, financial/asset record check, previous employment verification and criminal record. Applicants will be required to meet vetting requirements as prescribed by Minimum Information Security Standards in line with the new DPSA Directive effective 01 April 2024. By submitting your application, it also means you consent to the GPAA processing your information for Human Resources Management purposes. It is the applicant’s responsibility to have all their foreign qualifications (this includes O and A level certificates) evaluated by the South African Qualifications Authority (SAQA), at your own expense. Upon appointment, successful candidates will be required to sign a Performance Agreement within 3 months from date of appointment and for candidates whose appointment exceeds 12 calendar months will be appointed on probation for the period of twelve (12) calendar months excluding leave taken as prescribed by Public Service Regulation 68. The status of your application will be visible on the e-Recruitment system. However, if you have not received feedback from the GPAA within 6 months of the closing date, please regard your application as unsuccessful. The candidate must take note: It is the GPAA’s intention to promote equity (race, gender and disability) through the filling of this post(s) with a candidate whose transfer / promotion / appointment will promote representativeness in line with the numerical targets as contained in GPAA’s Employment Equity Plan. Note: The GPAA reserves the right not to fill the below-mentioned posts, withdraw or to put on-hold a position and/or to re-advertise a post. MANAGEMENT ECHELON