Adjunk-Direkteur: Provinsiale Kantoor - Wes-Kaap

Oorsig

Adjunk-Direkteur vir Provinsiale Kantoor wat klantverhoudinge en streeksbedryf by GPAA in Kaapstad bestuur.

Vereistes

• 'n Relevante drie-jaar Bachelorgraad / B Tech of ekwivalente drie-jaar kwalifikasie (minstens 360 kredite) met ses (6) jaar geskikte ondervinding in die veld van Klanteservisbessuur met drie (3) jaar ondervinding in Bestuur of Middelbedryfsbestuurondervinding.
• Rekenaargeletterdheid wat goeie werkskennis van Microsoft Office-produkte insluit.
• Kennis van GEPF-dienste en -produkte.
• Kennis van GEPF-stelsels en diensleweringstoepassings.
• Kennis van Werknemervoordele.
• Kennis van Klienteverhoudingsbessuur.
• Kennis van toepaslike wetgewing.
• Geografiese kennis van die Provinsie/Streek. Klanteservisbessuur. Belanghebberdebessuur. Probleemoplossingsvermoeë.
• Geskrewe en mondelinge Kommunikasie. Organisasievermoeë. Konflikoplossing.
• Vaardigheid in MS Office Suite. Aanbiedings-vaardigheid. Verslae-vaardigheid.
• Finansiële Insig.
• Kommunikasie- en Interpersoonlike Vaardighede. Klante-georiënteerd.
• Uitgaande persoonlikheid.
• Vermoë om op alle vlakke te kommunikeer.
• Vermoë om sterk netwerkverhoudings op te bou.
• Stellig en Beslis.
• Vermoë om in 'n span te werk.
• Resultaat-Gedrewe en Proaktief.
• Eties & Betroubaar. Veerkragtig.

Pligte

• Die funksionaris sal verantwoordelik wees vir die bestuur van klantverhoudinge in die Streek, wat onder meer die bestuur van effektiewe bedryf binne die provinsiale kantoor insluit.
• Ontwikkel en handhaaf 'n jaarlikse prestasieplan ondersteun deur aksieplanne vir dienslewering in die kantore.
• Verskaf insette en advies oor beleidsplanning en verseker die effektiewe implementering daarvan.
• Hersien en verseker effektiewe werkvloei en kapasiteitsplanning.
• Besoek, hersien en stroomlijn alle prosesse om akkuraatheid en doeltreffendheid in bedryfsuitvoering te verseker.
• Verseker voortdurend bygewerkte en relevante SOPs vir eenheid/e onder bestuur.
• Verseker die implementering van die Batho Pele-beginsels binne die Provinsiale Kantoor in alle interaksies met interne en eksterne klante.
• Verskaf leiding en leierskap aan die Kantoor in die bereiking van GPAA-strategiese doelstellings.
• Ontwikkel, interpreteer en bestuur statistiese inligting oor diensstandaarde, deurlooptye, bottelnekke, volumes en foutenkoerse.
• Ontwikkel en implementeer kwaliteitsverzekeringsteknieke en data-kwaliteitstrategieë en aksies.
• Verseker die effektiewe en eenvormige implementering van Standaarduitvoerprosedures, en hersien voortdurend nakoming daarvan.
• Dien alle statistieke, verslae en antwoorde tydige en akkuraat in.
• Lig die Direkteur in oor werksvorderinge, probleme en korrektiewe maatreëls wat toegepas word.
• Bestuur vertragings in dienslewering by alle diensleweringsraakpunte/kanale.
• Bestuur die eskalering vir vertragings in die betalingsproses.
• Bestuur provinsiale dienskanale (mobiel, Loopsentrum, provinsiale e-pos navrae en klienteligsingsdienste).
• Nakoming van skedules vir mobiele en CLO-aktiwiteite.
• Lig die Kommunikasieeenheid in oor bemarkings- en merkbehoeftes.
• Verseker effektiewe risiko- en nalewingsbessuur binne die EGLS-provinsiale kantoor.
• Bestuur die afrigting en leiding aan personeel oor nakoming van alle relevante regulatoriese, interne en eksterne nalewingsvereistes.
• Ontwikkel proaktief en implementeer 'n risikobestuurplan en doen verslag oor alle risiko's volgens vereiste formaat.
• Analiseer, interpreteer en implementeer departementale beleid, organisatoriese sirkelbriwe en ander kommunikasies wat die werking van die provinsiale kantoor beïnvloed.
• Bevorder 'n korrupsievrye omgewing en doen onmiddellik verslag van enige skendinge waarvan u bewus raak.
• Verseker kantoor-gebaseerde ouditisering en kwaliteitsbeheer van prosesse en prosedures, tesame met die implementering van behoorlike kontroles in aansluiting by die Loopsentrum se SOP.
• Kontroleer en beheer nakoming van oudit-risikobevindinge en aksieplanne.
• Hou die risiko-register by die CRMMMF (CRM-middelbestuursforum) bygewerk.
• Kontroleer nakoming van SHERQ (Veiligheid, Gesondheid, Omgewing, Risiko en Kwaliteit)-regulasies.
• Doen verslag en bespreek alle verwante risiko's, insidente en soek leiding van Bestuur (GPAA 16.2).
• Stel en bestuur verhoudings met alle relevante belanghebbers/klante om dienslewering in die provinsie te ondersteun.
• Skep, bou en handhaaf vennootskappe met verskeie interne en eksterne eenhede/belanghebbers/klante/dienslewerders om dienslewering in lyn met GPAA-strategiese doelstellings te bevorder.
• Verseker dat daar effektiewe kommunikasie en betrokkenheid tussen die Provinsiale kantoor en alle relevante belanghebbers/klante bestaan om die GPAA-strategiese doelstellings te bevorder.
• Verseker dat verskeie belanghebbersnavrae of klagte aan toepaslike amptenare vir resolusie verwys word; verseker monitering van resolusie en verslaglegging ter plaatse.
• Verseker, koördineer, ondersteun en spoor die resolusie van verskeie belanghebber/klientnavrae of klagte.
• Vergroot GPAA se provinsiale voetspoor deur die afronding van verskeie dienskanale in samewerking met die Fasiliteite-eenheid.
• Verseker suksesvolle sakestransformasie binne provinsiale kantoor.
• Funksioneer as veranderingskampioen vir transformasie en kommunikasie, motiveer en dryf veranderingsinisiatiewe binne die kantoor aan.
• Beveel prestasieverbeteringsiniasiatiewe aan en implementeer dit.
• Bestuur suksesvolle implementering van stelsel- en prosesverbeteringe, opdateringe en wysiginge binne die kantoor.
• Verskaf administratiewe ondersteuning by omvangryke inisiatiewe.
• Beplan en kontroleer administrasie vir omvangryke inisiatiewe in aansluiting by SOP.
• Verskaf insette tot die strategiese bestuur van die afdeling.
• Stel omvattende operasionele planne, driemaandeligse en jaarlikse verslae saam.
• Hou tred met veranderings in toepaslike riglyne en ander wetgewing, om aanbevelinge te maak waar beleid en prosedures gewysig moet word.
• Ontwikkel, verbeter en implementeer beleid, prosesse en prosedures wat relevant is vir die afdeling en dienslewering bevorder.
• Werk saam met interne en eksterne belanghebbers om nuwe stelsels en prosesse te implementeer wat integrasie met ander areas moontlik maak.
• Bestuur alle bronne van die eenheid.
• Stel, stem af en monitor prestasie van direkterappore, kontroleer dat dit in lyn is met beplande teikens.
• Verdeel werk volgens die individuele werkslading, kundigheid en ontikkelingbehoeftes van die individu.
• Identifiseer ontwikkelings- en opvolgingsbeplanningsvereistes.
• Verseker naleving van werkgelegenheidsgelykheid.
• Kontroleer dat afleweringe sakevereistes bereik.
• Fasiliteer personeelproduktiwiteit en doeltreffendheid, en verminder afwesigheids- en verloopgetalle.
• Motiveer personeel deur die implementering van verskeie beloningsmeganismes.
• Fasiliteer departementale kommunikasie deur toepaslike strukture en stelsels.
• Bestuur die begroting van die eenheid en monitor uitgawepatrone soos per die voorskrifte.

Hoe om aan te sollisiteer

To apply visit: https://erecruitment.gpaa.gov.za/

Navrae: Sanele Ngema Tel No: (012) 319 3501 Enquiries.erecruitment@gpaa.gov.za

Notas

Effective from 19 June 2026, the GPAA now utilises an e-Recruitment System which means all applicants must login/register to apply for positions, we only accept e-Recruitment online applications. The applicant’s profile on the e Recruitment is equivalent to the newly approved Z83, and it is the responsibility of applicants to ensure their profiles are fully completed or their applications will not be considered, as per the DPSA Practice Note. Certain documentation will still be required to be uploaded on the system such as copies of all qualifications including National Senior Certificate/Matric certificate, ID, etc., however these documents need not be certified at point of application, however certification will be required prior to attending the interview. The candidate must agree to the following: Shortlisted candidates must avail themselves for a virtual or in-person panel interview at a date and time determined by the GPAA. Please note: All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. It should be noted that the GPAA does not support the use of Artificial Intelligence (AI) in any of its recruitment and selection processes and will disqualify an application if it picks up the use of AI when completing assessments without acknowledging the source of information. Successful completion of the Nyukela Public Service SMS Pre-entry Programme as endorsed by the National School of Government, available as an online course on https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry-programme/, prior to finalisation of appointment, is a requirement for all SMS positions. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. Applicants must note that pre-employment checks and references will be conducted once they are short-listed and the appointment is also subject to a positive outcome on these checks, which include but not limited to: security clearance, security vetting, qualification/study verification, citizenship verification, financial/asset record check, previous employment verification and criminal record. Applicants will be required to meet vetting requirements as prescribed by Minimum Information Security Standards in line with the new DPSA Directive effective 01 April 2024. By submitting your application, it also means you consent to the GPAA processing your information for Human Resources Management purposes. It is the applicant’s responsibility to have all their foreign qualifications (this includes O and A level certificates) evaluated by the South African Qualifications Authority (SAQA), at your own expense. Upon appointment, successful candidates will be required to sign a Performance Agreement within 3 months from date of appointment and for candidates whose appointment exceeds 12 calendar months will be appointed on probation for the period of twelve (12) calendar months excluding leave taken as prescribed by Public Service Regulation 68. The status of your application will be visible on the e-Recruitment system. However, if you have not received feedback from the GPAA within 6 months of the closing date, please regard your application as unsuccessful. The candidate must take note: It is the GPAA’s intention to promote equity (race, gender and disability) through the filling of this post(s) with a candidate whose transfer / promotion / appointment will promote representativeness in line with the numerical targets as contained in GPAA’s Employment Equity Plan. Note: The GPAA reserves the right not to fill the below-mentioned posts, withdraw or to put on-hold a position and/or to re-advertise a post. MANAGEMENT ECHELON