Adjunk-direkteur: Provinsiale Kantoor- Noordwes

Oorsig

Adjunk-direkteur benodig by die Government Pensions Administration Agency om provinsiale werking en klantverhoudinge te bestuur.

Vereistes

• 'n Relevante driejarige Baccalaureusgraad/B Tech of ekwivalente driejarige kwalifikasie (minstens 360 krediet) met ses (6) jaar toepaslike ondervinding op die gebied van Klanteservice-bestuur met drie (3) jaar ondervinding in Bestuur of Middelbestuur.
• Rekenaargeletterdheid wat goeie werkende kennis van Microsoft Office-produkte insluit.
• Kennis van GEPF-dienste en -produkte.
• Kennis van GEPF-stelsels en diensleweringsprogram.
• Kennis van Personeelsvoordele.
• Kennis van Klienteverhoudings-bestuur.
• Kennis van toepaslike wetgewing.
• Geografiese kennis van die Provinsie/Streek. Klanteservice-bestuur. Belanghebber-bestuur. Probleemoplossingsvaardighede.
• Geskrewe en mondelinge kommunikasie. Organisasievaardighede. Konflikhantering.
• Vaardigheid in MS Office Suite. Aanbieding-vaardighede. Verslagvaardighede.
• Finansiële insig.
• Kommunikasie- en interpersoonlike vaardighede. Klient-gerigtend.
• Uitgaande persoonlikheid.
• Vermoë om op alle vlakke te kommunikeer.
• Vermoë om sterk netwerkverhoudings op te bou.
• Stellig en Beslis.
• Vermoë om in 'n span te werk.
• Resultate-gedrewe en Proaktief.
• Eties en Betroubaar. Veerkragtig.

Pligte

• Die titularis sal verantwoordelik wees vir die bestuur van klantverhoudinge in die Streek, wat onder meer insluit, maar nie beperk tot die bestuur van doeltreffende werking binne die provinsiale kantoor nie.
• Ontwikkel en handhaaf 'n jaarlikse prestasieplan aangevul deur aksieplanne vir dienslewering in die kantore.
• Verskaf insette en advies oor beleidsontwikkeling en verseker die doeltreffende implementering daarvan.
• Beoordeel en verseker doeltreffende werksvloei en kapasiteitsplanning.
• Herbesoek, beoordeel en stroomlyn alle prosesse om noukeurigheid en doeltreffendheid in bedryfsuitvoering te verseker.
• Verseker deurlopend bygewerkte en relevante SOP's vir eenheid/e onder bestuur.
• Verseker die implementering van die Batho Pele-beginsels binne die Provinsiale Kantoor in alle interaksies met interne en eksterne kliënte.
• Bied leiding aan die Kantoor in die bereiking van GPAA-strategiese doelstellings.
• Ontwikkel, interpreteer en bestuur statistiese inligting oor diensstandaarde, deurlooptye, bottelnekke, volumes en foutkursusse.
• Ontwikkel en implementeer kwaliteitsversekering- en datakaliteitsstrategieë en aksies.
• Verseker die doeltreffende en eenvormige implementering van Standaard Bedryfsprosedures, met deurlopende hersiening van voldoening.
• Dien alle statistieke, verslae en antwoorde tydig en akkuraat in.
• Hou die Direkteur in kennis van werksvorderinge, probleme en korrektiewe maatreëls wat aangewend is.
• Bestuur vertragings in dienslewering op alle diensleweringspunte/kanale.
• Bestuur die eskalering van vertragings in die betalingsproses.
• Bestuur provinsiale dienskanale (mobiel, Loopies Sentrum, provinsiale e-posnavrae en klienteligsingsdienste).
• Naleving van skedules vir mobiele en CLO-aktiwiteite.
• Hou die Kommunikasieeenheid in kennis oor marketing- en merkbehoeftes.
• Verseker doeltreffende risiko- en nalevingsbestuur binne die EGLS-provinsiale kantoor.
• Bestuur die leiding en begeleiding van personeel oor naleving van alle relevante regelgewende, interne en eksterne nalevingsvereistes.
• Ontwikkel en implementeer proaktief 'n risikobepplan en rapporteer oor alle risiko's volgens vereiste formaat.
• Analiseer, interpreteer en implementeer departementele beleide, organisasiesirkels en ander kommunikasies wat die werking van die provinsiale kantoor beïnvloed.
• Bevorder 'n korrupsiebewrye omgewing en rapporteer enige skending waarvan jy bewus word onmiddellik.
• Verseker kantoorgebaseerde ouditering en kwaliteitskontrole van prosesse en prosedures, tesame met die implementering van behoorlike kontroles in ooreenstemming met die SOP van die Loopies Sentrum.
• Monitor en kontroleer naleving van oudits-risikobevindinge en aksieplanne.
• Hou die risikoregister by die CRMMMF (CRM-middelbestuursforum) bygewerk.
• Monitor naleving van SHERQ (Veiligheid, Gesondheid, Omgewing, Risiko en Kwaliteit)-regulasies.
• Rapporteer en bespreek alle geassosieerde risiko's, insidente en soek leiding van Bestuur (GPAA 16.2).
• Vestig en bestuur verhoudings met alle relevante belanghebbers/kliënte ter ondersteuning van dienslewering in die provinsie.
• Skep, bou en handhaaf vennootskappe met verskeie interne en eksterne eenhede/belanghebbers/kliënte/diensverskafers ter verbetering van dienslewering in ooreenstemming met GPAA-strategiese doelstellings.
• Verseker dat daar doeltreffende kommunikasie en betrokkenheid tussen die Provinsiale kantoor en alle relevante belanghebbers/kliënte is ter verbetering van die GPAA-strategiese doelstellings.
• Verseker dat verskeie belanghebbers se navrae of klagtes na relevante amptenare vir oplossing verwys word; verseker monitering van oplossing en verslaglewering.
• Verseker, koördineer, ondersteun en volg die oplossing van verskeie belanghebber/kliënte-navrae of klagtes.
• Verhoog GPAA se provinsiale voetafdruk deur die uitrol van verskeie dienskanale in samewerking met die Fasiliteite-eenheid.
• Verseker suksesvolle besigheidsomskakeling binne provinsiale kantoor.
• Funksioneer as 'n veranderingkampioen vir omskakeling en kommunikasie, motiveer en dryf veranderingsinisiatiewe binne die kantoor.
• Beveel prestasie-verbeteringsiniasiatiewe aan en implementeer dit.
• Bestuur suksesvolle implementering van stelsel- en prosesverbeteringe, opdaterings en wysigings binne die kantoor.
• Bied administratiewe ondersteuning by buitereik-inisiatiewe.
• Beplan en monitor administrasie vir buitereik-inisiatiewe in aansluiting by SOP.
• Lewer insette tot die strategiese bestuur van die afdeling.
• Stel omvattende bedryfplanne, kwartaal- en jaarverslae saam.
• Bly op hoogte van veranderinge in relevante riglyne en ander wetgewing, om aanbevelinge te maak waar beleide en prosedures gewysig moet word.
• Ontwikkel, verbeter en implementeer beleide, prosesse en prosedures wat relevant is vir die afdeling en dienslewering verbeter.
• Werk saam met interne en eksterne belanghebbers om nuwe stelsels en prosesse te implementeer, wat integrasie met ander areas moontlik maak.
• Bestuur al die hulpbronne van die eenheid.
• Stel agree en monitor prestasie van direkte rapporteerders, kontroleer dat dit met beplande teikens ooreenstem.
• Verdeel werk volgens die individuele werkslading, kundigheid en ontwikkelingsbehoefte van die individu.
• Identifiseer ontwikkelings- en opvolgsbeplanningsvereistes.
• Verseker naleving van indiensneming-gelykheid.
• Monitor dat oplossings besigheidsvereistes bereik.
• Fasiliteer personeelproduksiwiteit en doeltreffendheid, wat werkloosheid en personeelomset minimaliseer.
• Motiveer personeel deur die implementering van verskeie beloningsmeganismes.
• Fasiliteer departementele kommunikasie deur toepaslike strukture en stelsels.
• Bestuur die begroting van die eenheid en monitor uitgawepatterone soos voorgeskryf.

Hoe om aan te sollisiteer

To apply visit: https://erecruitment.gpaa.gov.za/

Navrae: Sanele Ngema Tel No: (012) 319 3501 Enquiries.erecruitment@gpaa.gov.za

Notas

Effective from 19 June 2026, the GPAA now utilises an e-Recruitment System which means all applicants must login/register to apply for positions, we only accept e-Recruitment online applications. The applicant’s profile on the e Recruitment is equivalent to the newly approved Z83, and it is the responsibility of applicants to ensure their profiles are fully completed or their applications will not be considered, as per the DPSA Practice Note. Certain documentation will still be required to be uploaded on the system such as copies of all qualifications including National Senior Certificate/Matric certificate, ID, etc., however these documents need not be certified at point of application, however certification will be required prior to attending the interview. The candidate must agree to the following: Shortlisted candidates must avail themselves for a virtual or in-person panel interview at a date and time determined by the GPAA. Please note: All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. It should be noted that the GPAA does not support the use of Artificial Intelligence (AI) in any of its recruitment and selection processes and will disqualify an application if it picks up the use of AI when completing assessments without acknowledging the source of information. Successful completion of the Nyukela Public Service SMS Pre-entry Programme as endorsed by the National School of Government, available as an online course on https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry-programme/, prior to finalisation of appointment, is a requirement for all SMS positions. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. Applicants must note that pre-employment checks and references will be conducted once they are short-listed and the appointment is also subject to a positive outcome on these checks, which include but not limited to: security clearance, security vetting, qualification/study verification, citizenship verification, financial/asset record check, previous employment verification and criminal record. Applicants will be required to meet vetting requirements as prescribed by Minimum Information Security Standards in line with the new DPSA Directive effective 01 April 2024. By submitting your application, it also means you consent to the GPAA processing your information for Human Resources Management purposes. It is the applicant’s responsibility to have all their foreign qualifications (this includes O and A level certificates) evaluated by the South African Qualifications Authority (SAQA), at your own expense. Upon appointment, successful candidates will be required to sign a Performance Agreement within 3 months from date of appointment and for candidates whose appointment exceeds 12 calendar months will be appointed on probation for the period of twelve (12) calendar months excluding leave taken as prescribed by Public Service Regulation 68. The status of your application will be visible on the e-Recruitment system. However, if you have not received feedback from the GPAA within 6 months of the closing date, please regard your application as unsuccessful. The candidate must take note: It is the GPAA’s intention to promote equity (race, gender and disability) through the filling of this post(s) with a candidate whose transfer / promotion / appointment will promote representativeness in line with the numerical targets as contained in GPAA’s Employment Equity Plan. Note: The GPAA reserves the right not to fill the below-mentioned posts, withdraw or to put on-hold a position and/or to re-advertise a post. MANAGEMENT ECHELON