Administrative Officer: DG Support

Oorsig

Administrative Officer wat die Direktor-Generaal ondersteun met voorleggings, verslae, korrespondensie en algemene administratiewe pligte.

Vereistes

• 'n Toepaslike tersiêre kwalifikasie (Nasionale Diploma/B-Graad of hoër); minimum 3 jaar werkervaring.
• Bevoegdhede: Deelname aan die werwing en keuring van werknemers;
• Motiveer, train en gid werknemers.
• Bestuur die prestasie, evaluering en beloning van werknemers;
• Monitor inligtingskapasiteitsbou;
• Bevorder gesonde arbeidsverhoudings;
• Handhaaf dissipline;
• Gee rigting aan en bestuur beleidsaangeleenthede met betrekking tot die funksies van die komponent onder sy/haar bevel;
• Ken pligte aan werknemers toe, monitor uitkomste en stel die nodige korrektiewe maatreëls in om afwykings van standaarde aan te spreek;
• Bepaal werkstroombehoefte;
• Kennis en begrip van inligtingstelsels wat help met die bestuur van kennis en inligting wat verband hou met die lynfunksie;
• Kennis van operasionele besturingspraktyke;
• Kennis en begrip van prokurering- en soeproses;
• Kennis en begrip van moderne stelsels van regering en administrasie;
• Kennis en begrip van openbare diensprosedures, prosesse en stelsels;
• Kennis en begrip van die streek- en plaaslike politieke, ekonomiese en maatskaplike sake wat 'n impak het op die provinsiale regering van die Wes-Kaap;
• Kennis en begrip van Grondwetlike, regs- en institusionele bepalings wat die Suid-Afrikaanse openbare sektor beheer;
• Kennis en begrip van openbare finansies, menslike hulpbronne en diskoersbestuurprosesse;
• Kennis en begrip van die Public Finance Management Act, Nasionale en Provinsiale Tesouriersverordeningen, ander finansiële beleid, voorskrifte, direktiewe en kollektiewe ooreenskomste;
• Kennis en begrip van die beleid van die regering van die dag.
• Vaardighede: Rekenaardigheid, Geletterdheid, Rekenaargeletterdheid.
• Taalvaardighede: Ander;. Rekenaargeletterdheid;
• Organisering; probleemoplossing;
• Vermoë om roetinewerk uit te voer;
• Interpersoonlike vaardighede;
• Vermoë om minstens twee van die amptelike tale van die Provinsie te praat;
• Uitstekende verslaafdies- en uitstekende notulering-vaardighede.

Pligte

• Konsep voorleggings, verslae, notulering en korrespondensie vir die komponent.
• Lewer algemene administratiewe ondersteuning aan die komponent.
• Versamel en konsolideer insette in beleid, strategiese en operasionele planne, riglyne, raamwerke en ander dokumente, soos nodig.
• Bystaan met die koördinering van parlementêre vrae.
• Skakel met die Inligtingstegnologie (IT)-departement aangaande defekte elektroniese toerusting asook installering van nuwe toerusting.
• Skakel met die Departement Infrastruktuur met betrekking tot defekte toerusting, verplasings, herstellings en/of fittings.
• Skakel met telekomkomponent met betrekking tot die installering van nuwe telefone en/of defekte telefone.
• Koördineer en reël GG-voertuig soos nodig.
• Administratiewe prosesse;
• Neem aktief deel aan en lewer insette in die ontwikkeling, versterking en implementering van administratiewe prosesse om die doeltreffendheid en doelmatigheid van die komponent se funksionering te verbeter.
• Gid, adviseer en bou die kapasiteit van relevante belanghebbers op om aan nuwe en verbeterde administratiewe prosesse te voldoen.
• Spoor termyne en vervaldatums op en stuur tydige herinneringe aan relevante belanghebbers van take/terugvoer/inligting wat in terme van die lynfunksie vereis word.
• Skryf memoranda en briewe.
• Stel data-basisse saam en onderhou dit.
• Administratiewe pligte wat betrekking het op finansies, prokurering en bates van die Direktoraat.
• Bystaan met sekretariaatsfunksies.
• Hou voorraad van kantoorbenodigdhede.
• Onderhou fotokopieermachines/bindmiddels.
• Weggooi van argiefmateriaal in ooreenstemming met argiefinstruksies en bates.

Hoe om aan te sollisiteer

Only applications submitted online will be accepted. To apply submit your application online only: via http://www.westerncape.gov.za/jobs or https://westerncapegov.erecruit.co

Navrae: Ms Nozipho Maholwana Tel No: (021) 483 4211

Notas

Shortlisted candidates will be required to attend interviews on a date and time determined by the department and submit documentation for verification purposes and criminal record vetting. All shortlisted candidates shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. The selection process will be guided by the EE targets of the employing department. By applying for this position, you are consenting to the Western Cape Government contacting your previous employers/managers for an employment reference. Reference checks will include enquiries relating to your disciplinary records and reasons for leaving. Should you experience difficulties with your online application, technical support is available from Monday to Friday from 08:00 to 16.00. Contact the helpline at 086 137 0214. For all other queries relating to the position, kindly contact the enquiries person as indicated in the advert. Please ensure that you submit your application before the closing date as no late applications will be considered. OTHER POSTS