Office Manager

Oorsig

Office Manager by die Departement van Binnelandse Sake wat dokumente, verslae en takadministrasie bestuur.

Vereistes

• 'n Voorgraadse kwalifikasie in Administrasiebeheer, Kantooradministrasie en Tegnologie of Bestuursbestuur op NQF-vlak 6 soos deur SAQA erkend. 'n Minimum van 3 jaar se ondervinding op Assistent-direkteur-/Juniorbestuursvlak in 'n kantooradministrasie-/administrasieomgewing is vereis.
• Kennis van Kantooradministrasie en Ondersteuning.
• Kennis van Departementale Wetgewing en Voorskrifte.
• Kennis van die Openbare Diensbestuurde Regelraamwerk.
• Kennis van dokumentbestuur.
• Kennis van Menslike Hulpbronnebelegingsraamwerk. 'n Geldig bestuurslisensie is 'n toegevoegde voordeel.
• Bereidwilligheid om te reis en uitgebreide ure te werk.
• Vermag om met alle bestuursobe vlakke te kommunikeer.
• Vereiste vaardighede en bevoegdhede: Kapasiteit en leierskap.
• Kapasiteit en leierskap. Aanspreeklikheid.
• Menslikebestuur en bemagtiging. Uitgawebestuur. Bestuursvoortduring. Dokumentbestuur. Aanbiedingsvaardighede. Verslagskryfvaardighede. Organisasievaardighede.
• Kommunikasievaardighede (skriftelik en mondeling).
• Kliëntoriëntasie en klantefokus.
• Kantooradministrasie en -bestuur. Notulering. Telefoonbeleeftheid. Rekenaargeletterdheid.
• Patriotties, Eerlikheid, Integriteit en Aanspreeklikheid.

Pligte

• Die suksesvolle kandidaat sal onder meer verantwoordelik wees vir die volgende spesifieke take: Bestuur alle dokumente en lêersisteme in die kantoor van die Adjunk-Direkteur-Generaal.
• Lewer verslae en aanbiedings oor finansies en werksverwante aspekte.
• Bestuur en konsolideer die taktak se strategiese beplanningstukke en verslaggewing (kwartaalversalae en operasionele planne).
• Brenurgh die AGG: HR op hoogte met betrekking tot betrokkenheid en verskaf relevante dokumentasie.
• Bestudeer korrespondensie, voorleggings, verslae en belig sleutelaspecte.
• Ondersoek voorleggings/verslae en maak aantekeninge en/of aanbevelings.
• Voer navorsing uit, ontleding van inligting en stel komplekse dokumente saam.
• Verseker dat voorleggings daaglikse basis opgeneem, iets ingevoer en nagegaan word.
• Verkry insette van Hoofdirek teure, versamel en stel verslae saam, bv.
• Voortgangversalae, Maandelikse verslae, Kwartaalversalae en Jaarverslae oor prestasiebestuur, begroting beplanning en strategiese beplanning.
• Vestig en handhaaf doeltreffende dokumentbestuurstelsel.
• Monitor en handhaaf die begroting in die kantoor van die Adjunk-Direkteur-Generaal.
• Koördineer en gee advies aan die Adjunk-Direkteur-Generaal oor strategiese kwessies.
• Bestuur alle administrasieangeleenthede in die kantoor van die Adjunk-Direkteur-Generaal.
• Verseker doeltreffende en doelmatige bestuur van menslike, fisiese en finansiële hulpbronne binne die Eenheid.
• Doen en begelei personeel in beste praktyke en nakoming van regulatoriese vereistes.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications compliant with the “Directions to Applicants” above, must be submitted online at https://erecruitment.dha.gov.za or imsrecruitment@dha.gov.za

Navrae: Head Office: Mr W Mampoke Tel No: (012) 406 4247

Notas

accompanied by a fully completed Application for Employment Form (New Z83, effective from 1 January 2021), obtainable at www.dpsa.gov.za, citing the correct post number and job title, and a comprehensive CV (citing the start and end date dd/mm/yy), job title, duties performed and exit reason for each employment period to be considered, as well as the details of at least two contactable employment references (as recent as possible), regardless of online or manual submission. Where a valid Driver's License and a Professional Driving Permit (PDP) is a requirement, this must be indicated on the CV. All shortlisted candidates, including SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Shortlisted candidates will also be required to submit a copy of their ID document, a valid driver’s license (if specified as a job requirement), relevant educational qualifications / RPL certificates / Academic Transcripts of completed qualifications, and Acting letters as directed. Furthermore, applicants who possess (a) foreign qualification(s), are required to submit the evaluated results of such qualifications, as received from the South African Qualifications Authority (SAQA); will be subjected to an interview, various relevant tests and assessments, and employment suitability checks (credit, criminal, citizenship, qualifications, and employment references including verification of exit reasons, and conducting business with State). Once appointed, serving of a prescribed probation period, and obtaining of a security clearance appropriate to the post, will be required. Correspondence between the Department and candidates will be limited to shortlisted candidates, only. The DHA complies with the Protection of Personal Information Act, 2013 (Act No. 4 of 2013). Applicants’ personal information will be used for recruitment purposes, retained where required for audit, and safeguarded against unauthorised disclosure, except where legally required. Submission of an application constitutes consent to such processing. OTHER POSTS