Senior Sekretaris

Oorsig

Senior Sekretaris benodig vir die Departement van Basiese Onderwys in Pretoria om sekretariële en administratiewe ondersteuningsdienste te lewer.

Vereistes

• Die aansoeker moet in besit wees van 'n Senior Sertifikaat of ekwivalente kwalifikasie.
• Die ideale kandidaat moet 'n goeie begrip hê van die werking van die Openbare Sektor.
• Goeie interpersoonlike verhoudings.
• Goeie kommunikasievermoë (skriftelik en mondeling).
• Goeie telefoontjies-etikette.
• Rekenaargeletterdheid (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint en MS Outlook).
• Vermoë om duidelik en bondig te dink, vriendelik te wees, selfvertroue te hê, onafhanklik te werk.
• Vermoë om onder druk te werk.
• Vermoë om multi-take uit te voer en 'n hoë werkslading hanteer.
• Algemene kantooradministrasie.
• Bereidwilligheid om vinnig te leer.
• Akkuraatheid en aanpasbaarheid.
• Beplanning en organisatoriese vaardighede.

Pligte

• Die suksesvolle kandidaat sal verantwoordelik wees vir sekretariële en algemene administratiewe ondersteuningsdienste aan die bestuurder.
• Onderhouding van 'n professionele verhouding met interne en eksterne belanghebbendes en dien as 'n direkte kontakpunt vir besoekers.
• Aanvaarding van verantwoordelikheid vir die algemene organisasie, netheid en beeld van die Kantoor van die bestuurder.
• Hantering, sifting en bestuur van inkomende en uitgaande telefoongesprekke, boodskappeneming en routering van telefoongesprekke na die bestuurder of relevante eenhede ter waarborging van doeltreffende inligtingsvloei.
• Bestuur en koördinasie van die dagboek van die bestuurder.
• Fasilitering van logistieke reëlings vir vergaderings, werkswinkels en afsprake.
• Maak van reëlings vir die werksverwante reisroete van die bestuurder deur vervoer en akkommodasiebehoeftes te koördineer, onderhoudstoelaes en reisvordering saam te stel en af te stem.
• Handhawing van dokumentbestuur in 'n georganiseerde lêerstelsel (elektronies en handmatig).
• Bestuur van alle dokumente, ontvangste, registrasie, sifting, kwaliteitsekerheid, lêering en desbetragting van alle dokumente (voorleggings en memorandums).
• Kwaliteitsekerheid van voorleggings en verslage.
• Bystand met die konsolidering van die Direktoraat/Hoofdirekteraat-verslage.
• Verskaffer van sekretariaatsteun tydens vergaderings en opstelling van notule soos nodig.
• Uitvoering van ander werksverwante pligte soos gedelegeer.

Hoe om aan te sollisiteer

Submitted via post to: Private Bag X895, Pretoria, 0001 or hand-deliver to: The Department of Basic Education, 222 Struben Street, Pretoria or you can email your applications LowerApplications@dbe.gov.za FOR ATTENTION : Ms M Mahape/Ms N Kumalo

Navrae: Ms M Mahape Tel No: (012) 357 3291/ Ms N Kumalo Tel No: (012) 3573 3398

Notas

All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. The successful candidate must sign an annual performance agreement, annually disclose his/ her financial interests and be subjected to a security clearance. OTHER POSTS