Hoof van Administrasie

Oorsig

Hoof van Administrasie by Krugersdorp Central Campus wat akademiese en studente-administrasie-ondersteuningsdienste toesig hou.

Vereistes

• Matric/Grade12-sertifikaat plus 'n erkende 3-jaar Nasionale Diploma of Graad in Openbare Bestuur / Administrasie of 'n relevante kwalifikasie.
• Moet 'n minimum van 3-5 jaar se relevante werkervaring in Administrasie by 'n Instelling van Hoër Onderwys hê waarvan 2-3 jaar op toesighoudende vlak moet wees.
• Moet rekenaargeletterd wees.
• Moet 'n geldige bestuurderslisensie hê.
• Kompetensies, kennis en vaardighede: Kennis van die Openbare Dienswet en Regulasies.
• Kennis van kantooradministrasie.
• Kennis van Openbare Diens-wetgewing en beleide.
• Kennis van PSET.
• Kennis en begrip van TVET-administrasie.
• Begrip van kostesentrum begrotings, besteding en kontantvloei-bestuur.
• Moet oor goeie mondelingse en skriftelike kommunikasie, interpersoonlike, personeelsbestuurs-, beplannings- en organisasie-, aanbiedings-, verslagskryf-, probleemoplossings-, analitiese, kliëntgerigte, projekbestuurs- en finansiële bestuursvaardighede beskik; moet integriteit hê, proaktief en toegewyd wees.

Pligte

• Hou toesig oor die akademiese en studente-administrasie-ondersteuningsdienste: Administreer die verskaffing van studente-ondersteuningsdienste.
• Administreer die verskaffing van studente-akademiese ondersteuningsdienste.
• Administreer die verskaffing van die hulpbronsentrum.
• Bestuur koshuisdienste.
• Administreer studentebywoning.
• Administreer studente-finansiële ondersteuning.
• Ondersteun die implementering van die kollege se sport-, kuns- en kulturele program op kampussenhorn vlak.
• Hou toesig oor die studenteregistrasie- en eksamenadministrasieproses: Trek 'n kampus-inskrywingsplan op.
• Koördineer die studenteregistrasieproses.
• Verseker dat studente-portuurliks van getuienis en studenterekords veilig geberg word.
• Verseker dat studenteinligting korrek vasgelê en versoen word.
• Verseker data-uitsonderings en -regstellings.
• Verwerk die besonderhede van aansoek om programme en krediete.
• Koördineer die eksamenproses.
• Koördineer die sertifiseringsproses.
• Hou toesig oor en koördineer menslike hulpbronadministrasiedienste: Koördineer verlofvorms en dien by sentrale kantoor in.
• Koördineer PMDS-dokumente en dien by sentrale kantoor in.
• Koördineer alle diensvoorwaarde-aangeleenthede en dien by sentrale kantoor in vir verwerking.
• Koördineer alle opleidings- en ontwikkelingsversoeke en dien by sentrale kantoor in.
• Koördineer versoeke om advertensievorms en dien by sentrale kantoor in.
• Koördineer alle relevante dokumentasie rakende dissiplinêre sake en griewe en dien by sentrale kantoor in.
• Volg alle menslike hulpbronadministrasie-navrae en -kwessies wat vanaf kampuspersoneel spruit, op en los dit op.
• Onderhou menslike hulpbronrekordadministrasie.
• Monitor die bywoningsregister vir personeel.
• Ondersteun die implementering van die kollege se personeelswelstandsprogram op kampusvlak.
• Hou toesig oor en koördineer finansiële, bates- en voorsieningskettingbestuursdienste: Koördineer verkrygingsnotas en bestelvorms na sentrale kantoor vir verwerking.
• Bestuur die ontvangs van goedere en dienste.
• Verifieer die korrektheid van goedere en dienste verskaf teenoor die toepaslike dokumentasie.
• Koördineer en dien fakture by sentrale kantoor in vir verwerking.
• Volg op kampus-bestellings wat gemaak is.
• Koördineer batesbewegingsvorms na sentrale kantoor vir verwerking.
• Hou toesig oor kampus-infrastruktuur, onderhoud en vlootbestuursdienste: Verseker die implementering van beroepsgesondheids-, veiligheids- en omgewingsbestuursstrategieë en - programme op kampusvlak.
• Verseker die verskaffing van infrastruktuuronderhoudsdienste.
• Verseker die verskaffing van vlootbestuursdienste.
• Verseker die verskaffing van sekuriteitsdienste.
• Verseker die verskaffing van tuinmaak- en skoonmaakdienste.
• Verskaf algemene administrasie-ondersteuningsdienste en handhaaf 'n behoorlike argiefstelsel.
• Koördineer en versamel kampusinligting soos en wanneer deur korporatiewe kantoor en departement versoek.
• Berei voorleggings, notas, verslae, aanbiedings en ander korrespondensie voor.
• Reël vergaderings, konferensies, werkswinkels en ander byeenkomste soos vereis.
• Verskaf ander sekretariële ondersteuningsdienste aan kampusbestuur.
• Onderhou lêers vir alle kampuspersoneel.
• Berging van alle relevante dokumentasie volgens QMS-vereistes en die Nasioniale Argiefwet.
• Hou rekord van pos wat van sentrale kantoor ontvang is en verseker dat verspreiding dienooreenkomstig gedoen word en dat die register deur die relevante beampte gehou word.

Hoe om aan te sollisiteer

Please hand deliver your application or email it to kchoa@westcol.co.za in a pdf format and as one attachment, quoting the relevant reference number to the Principal, Western TVET College, Corporate Office, 42 Johnstone Street, Randfontein, 1760.

Navrae: Ms M Hlatshwayo/Mr P Motai Tel No: (011) 692 4004 Ext. 1010/1061/1062

Notas

All applications must be accompanied by a signed and fully completed NEW Z83 form obtainable from any public service Department or DPSA website, a comprehensive CV including at least three contactable references. Only shortlisted candidates will be required to submit certified copies of original documents with academic records/transcripts and other relevant supporting documents on or before the day of the interview following communication from HR Office. Foreign qualifications must be accompanied by a SAQA evaluation report. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre- entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Selection panels shall score both technical exercises as an additional criterion in the interview process. If you have not been contacted within six months after the closing date, please consider your application as unsuccessful. Successful candidates will be subjected to a vetting and financial disclosure process (criminal record, citizenship, qualification verification and employment verification). People living with disability are encouraged to apply. If you have not been contacted within six months after closing date, please consider your application as unsuccessful. Western TVET College is an equal opportunities employer and reserves the right not to fill the posts. People with disability are encouraged to apply. Please ensure that the Z83 form is completed in full. Incomplete Z83 will be disqualified.