Assistent-direkteur: Kantoorbestuurder

Oorsig

'n Assistent-direkteur: Kantoorbestuurder word gesoek om uitvoerende en administratiewe ondersteuning in die kantoor van die Skoolhoof by die Sentrale Kantoor in King William's Town te verskaf.

Vereistes

• 'n Toepaslike Bachelors-graad / Nasionale Diploma in Kantoorbestuur en Tegnologie / Publieke Bestuur / Besigheidsbestuur of 'n verwante kwalifikasie wat deur SAQA erken word. 'n Minimum van drie (3) tot vyf (5) jaar se toesigervaring in die tersaaklike veld word vereis.
• Drie (3) tot vyf (5) jaar in 'n strategiese beplannings- en administratiewe omgewing. 'n Geldige bestuurderslisensie.
• Kennis van openbare dienswetgewing en beleide.
• Kennis van PSET.
• Kennis en begrip van die CET-wet.
• Begrip van die hoër onderwyssektor.
• Begrip van korporatiewe bestuur.
• Begrip van kostesentrumbegroting, besteding en kontantvloeiBESTUUR.
• Employment Equity Act, Public Services Regulations en Public Services Act, Labour Relations Act en enige ander verwante wetgewing.
• Soliede rekenaarvaardighede in MS Office (intermediêre vlakke). Selfgemotiveerd.
• Goeie organisasie-, beplannings- en probleemoplossingsvaardighede.
• Beplanning en organisering.
• Finansiële bestuur. Verslagskrywing.
• Kommunikasie en interpersoonlike vaardighede. Probleemoplossing. Rekenaarvaardigheid. Analities. Kliëntgerig.

Pligte

• Verskaf administratiewe/uitvoerende ondersteuningsdienste in die kantoor van die Skoolhoof.
• Hou toesig oor die ontwikkeling, implementering en monitering van beleide.
• Stel kantoorprosedures en bedryfstelsels in.
• Verskaf administratiewe/uitvoerende ondersteuningsdienste in die kantoor van die Skoolhoof, insluitend doeltreffende en doeltrekkende bestuur van die kollege en bestuur van werkvloei in die kantoor van die Skoolhoof.
• Doen navorsing en verskaf kundige administratiewe advies aan die Skoolhoof en ander amptenare in die kollege.
• Opstel van briewe, memoranda en voorleggings.
• Verseker dat goedgekeurde notule onderteken en veilig bewaar word.
• Berei alle aanbiedings, toesprake, adresse, verslae van die kollege en raadskomiteevergaderings voor.
• Hou toesig oor en handhaaf logistiek binne die kantoor van die Skoolhoof, insluitend reëling van vergaderings en opleidingsintervensies.
• Hou toesig oor en monitor die begroting in die kantoor van die Skoolhoof.
• Help om doeltreffende en doeltrekkende administrasie en bestuur van bedrywighede in die Skoolhoof se kantoor te verseker, Bestuur die risikoregister van die Skoolhoof se kantoor en bevorder die risikobestuursfunksie.
• Handhaaf die kantoorbegroting en databasis van die bestedings daarvan.
• Behartig transaksionele verwerkingsvolgorde teen toegewysde begroting van aangegaande besteding, eise en aftrekkings wat ingesamel en aangestuur word vir verdere verwerking.
• Verseker dat magtigings vir betalings deur soliede dokumentêre ondersteuning gedra word.
• Verskaf sekretariële ondersteuning aan Senior Bestuur en ander eksterne belanghebbendes.
• Handhaaf die kalenderplan vir die skedulering en vasstelling van vergaderings en kommunikeer met alle lede van bogenoemde strukture.
• Verskaf tegniese ondersteuning tydens vergaderings, verrigtinge en aktiwiteite van bogenoemde strukture.
• Verspreiding van tersaaklike dokumente vir vergaderings van bogenoemde strukture.
• Hou 'n register van besluite en ondersteun alle tersaaklike Raadslede/Bestuurders/Amptenare deurlopend deur korrespondensie om hulle te herinner aan wat gedoen moet word.
• Verskaf strategiese bestuurs-, moniterings- en evalueringsdienste.
• Hou toesig oor en koördineer strategiese, jaarlikse en operasionele beplanning binne die kantoor van die Skoolhoof, insluitend die konsolidasie van kollegeplanne, verslae en prestasie-inligting om doeltreffende bestuur en institusionele prestasie te ondersteun.
• Koördineer, monitor en bestuur die Oudit-aksie-implementeringsplan om tydige skikking van ouditbevindings, nakoming van interne kontroles en doeltreffende risikobestuur te verseker.

Hoe om aan te sollisiteer

Please hand-deliver or courier your applications to the reception area quoting the relevant reference number addressed to the Acting Principal, Lovedale TVET College, Corporate Office, 1 Amatola Row, Qonce, 5600. Email Address: vacancies@lovedale.org.za

Navrae: Ms P Xamesi / Ms N Mjonono / Ms U Ncethelo / Ms S Jali at 087 238 2223

Notas

All applications must be accompanied by a signed and fully completed NEW Z83 form obtainable from any public service Department or DPSA website, a comprehensive CV including at least three contactable references. Foreign qualifications must be accompanied by a SAQA evaluation report. Successful candidates will be subjected to a vetting and financial disclosure process (criminal record, citizenship, qualification verification and employment verification). Lovedale TVET College is an equal opportunities employer and reserves the right not to fill the posts. People living with disability are encouraged to apply. If you have not been contacted within six months after closing date, please consider your application as unsuccessful. NB Please ensure that the Z83 form is completed in full. Incomplete Z83 will be disqualified. The college reserves the right to withdraw the posts at any time. Communication will only be entered into with the shortlisted and successful candidates. All shortlisted candidates may be subjected to personnel suitability checks (criminal records, citizenship, and qualification verification). The suitable candidates will be required to annually disclose their financial interests and declare any conflict or perceived conflict of interest. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical generic requirements, and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment.