Receptionis: Kantoor van die Streekbestuurder

Oorsig

Verskaf ontvangs en administratiewe ondersteuningsdienste by die Polokwane Streekskantoor, bestuur oproepe, besoekers en verwante sekretariële pligte.

Vereistes

• 'n Toepaslike nasionale senior sertifikaat/grade 12 sertifikaat (Vocational) (NCV) Level 4 sertifikaat. 'n Toepaslike baccalaureusgraad/nasionale diploma (NQF Level 6) in Administrasie/Bestuur of verwante kwalifikasie sal as 'n bykomende voordeel dien. 'n Minimum van een (1) tot twee (2) jaar se werkservaring in die lewer van receptionis-, administratiewe en sekretariële ondersteuningsdienste sal as 'n bykomende voordeel dien.
• Die ideale kandidaat moet vaardig wees in MS Office, tik, en skriftelike en mondelinge kommunikasievaardighede.
• Organisasie- en prioriteitsvaardighede.
• Kliëntesorg en kliëntgerigte vaardighede.
• Telefoonetiket en dokumentbestuur is van die vaardighede wat vir hierdie werk vereis word.
• Vermoë om in 'n span en onafhanklik te werk.

Pligte

• Lewer ontvangsdienste aan die Kantoor van die Streekbestuurder.
• Ontvang en stuur telefoon- en elektroniese oproepe en boodskappe.
• Skakel met kliënte, bestuurders en verwante belanghebbendes soos aangewys.
• Ontvang en hanteer besoekers.
• Hou 'n logboek van elke dag se besoekers.
• Verseker 'n skoon ontvangsarea.
• Oefen beheer oor toegang tot die Kantoor van die Streekbestuurder uit.
• Reël en verskaf verfrissings vir besoekers/kliënte soos aangewys.
• Verskaf algemene administratiewe ondersteuningsdienste aan die kantoor van die Streekbestuurder.
• Ontvang en administreer die vloei van inligting en dokumente in die Kantoor.
• Berei dokumente voor en versprei dit soos aangewys.
• Bystand verleen met navrae wat verband hou met die Kantoor.
• Administreer die verkrygingsproses van kantoortoerusting en stasie.
• Berg, traceren en haal dokumente en lêers elektronies en handmatig op.
• Bystand verleen met die verwerking van eise vir reis en akkommodasie.
• Bystand verleen met administrasie van verlof vir personeel in die kantoor van die Streekbestuurder.
• Verskaf algemene sekretariële dienste aan die kantoor van die Streekbestuurder.
• Bystand verleen met die reëling van vergaderings.
• Reël logistiek vir die vergadering.
• Bystand verleen met die voorbereiding van dokumentasie vir die vergaderings.
• Voer alle eise vir reis, akkommodasie en huurmotors uit.
• Bystand verleen met 'n effektiewe vloei van inligting en dokumente: Stuur ontvang voorleggings na relevante bestuurders binne die kantoor van die Minister.
• Verseker die veilige bewaring van dokumentasie.
• Reageer op navrae ontvang van interne en eksterne belanghebbendes soos aangewys.
• Opstel van dokumente soos vereis. N.B.
• Alle gekorte lys kandidate sal vereis word om 'n toepaslike bevoegdheidoefening te voltooi.

Hoe om aan te sollisiteer

DHET invites applicants to apply online on the New Z83 form by accessing the Departmental Website (click the ‘apply now’ button) or http://z83.ngnscan.co.za/apply and follow the easy prompts/instructions.

Navrae: Mr R Kgare/Ms XE Rikhotso/Ms P Morota Tel No: (012) 312 5165/5513/6389

Notas

Upload the supporting document namely, (1) a comprehensive CV and any other document (where required). A fully completed and signed Z83 form and a detailed Curriculum Vitae will be considered. A helpful user guide and videos are available on the DHET website careers page to enable completion of the digital Z83. Only shortlist ted candidates will be required to submit certified documents/copies of qualifications and other relevant documents to support the application on or before the day of the interviews. It is the applicant’s responsibility to have foreign qualifications evaluated by the South African Qualification Authority (SAQA). Candidates whose appointments promote representativity in terms of race, gender, and disability will receive preference. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. All shortlisted candidates for SMS posts will be subjected to a technical exercise and interview. Following the technical exercise and interview, a maximum of three (3) SMS candidates will undergo psychometric assessments to assess cognitive capabilities, behavioural preferences, emotional intelligence, and integrity. One of the minimum entry requirements for the SMS position is the Pre-entry Certificate. No appointment will occur without successfully completing the pre-entry certificate and submission thereof. For more details on the pre-entry course visit: https://www.thensg.gov.za/training-course/sms-pre-entry-programme/. The candidate(s) will be required to sign an annual performance agreement, disclose his/her financial interests, and be subjected to security clearance. If you have not been contacted within three (3) months of the closing date of this advertisement, please accept that your application was unsuccessful. Suitable candidates will be subjected to personnel suitability checks (criminal record check, citizenship verification, qualification/study verification, and previous employment verification). Applications received after the closing date will not be considered.“DHET is committed to providing equal opportunities and practising affirmative action employment. It is our intention to promote representatives in terms of (race, gender, and disability) in the organisation”. Employment Equity principles will be applied in accordance with the Departmental Employment Equity Policy, taking into consideration the applicable equity targets, representativity, and legislative requirements