Sekretaresse

Oorsig

Soek 'n Graad 12-sertifikaathouer met rekenaargeletterdheid om sekretariële en ontvangsondersteuning aan die Direkteur te verskaf op Vlak 05 in Mmabatho.

Vereistes

• Minimum vereistes: Aansoekers moet oor 'n Graad 12-sertifikaat beskik.
• Werksverwante kennis: Rekenaargeletterdheid (Microsoft Word, Microsoft Excel, PowerPoint, ens.).
• Werksverwante vaardighede: Goeie telefoonetiket.
• Gesonde organisatoriese vermoë.
• Goeie mensevaardighede. Rekenaargeletterdheid.
• Vermoë om goed met mense op verskillende vlakke en uit verskillende agtergronde te kommunikeer (sowel skriftelik as mondelings).
• Vermoë om met takt en diskresie op te tree.

Pligte

• Verskaf 'n sekretariaats- / ontvangsondersteuningsdiens aan die Direkteur.
• Neem telefoonoproepe in aanwang en verwys oproepe na die korrete rolspelers indien dit nie vir die betrokke seniorbestuurder bedoel is nie.
• Noteer afsprake en geleenthede in die dagboek.
• Tik dokumente vir die seniorbestuurder en ander personeel binne die eenheid.
• Bedryf kantoor.toerusting byvoorbeeld rekenaars en fotokopieerders.
• Verskaf 'n klerklike ondersteuningsdiens aan die seniorbestuurder.
• Skakel met reisagentskappe om reiereëlings te tref.
• Kontroleer reëlings wanneer tersaaklike dokumente ontvang word.
• Reël vergaderings en geleenthede vir die seniorbestuurder en die personeel in die eenheid.
• Identifiseer plekke, nooi rolspelers uit, organiseer verversings en stel skedules op vir vergaderings en geleenthede.
• Verwerk die reis- en subsistensie-eise vir die eenheid.
• Verwerk alle fakture wat voortvloei uit die aktiwiteite van die werk van die seniorbestuurder.
• Neem basiese notule van vergaderings van die seniorbestuurder waar nodig.
• Opstel roetinekorrespondensie en verslae.
• Doen indien nodig lêerwerk van dokumente vir die seniorbestuurder en die eenheid.
• Administreer sake soos verlofregisters en telefoonrekenings.
• Ontvang, noteer en versprei alle inkomende en uitgaande dokumente.
• Hanter die verkryging van standaarditems soos skryfbehoeftes, verversings ens.
• Versamel alle tersaaklike dokumente om die Direkteur in staat te stel om vir vergaderings voor te berei.
• Bly op hoogte van voorskrifte / beleide en prosedures wat van toepassing is op haar / sy werkomgewing om doeltreffende en effektiewe ondersteuning aan die seniorbestuurder te verseker.
• Bestudeer die tersaaklike staatsdiens- en departementele voorskrifte / beleide en ander dokumente om te verseker dat die toepassing daarvan behoorlik verstaan word.
• Hou treden met die prosedures en prosesse wat in die kantoor van die seniorbestuurder van toepassing is.

Hoe om aan te sollisiteer

Applications can be submitted by hand delivery during office hours to: Cnr James Moroka and Sekame Drive, West Gallery, Megacity, Mmabatho, 2735 or by email to Post211@dlrrd.gov.za

Navrae: Ms P Dipudi Tel No: (018) 388 7138

Notas

EE Targets: African, Indian and White Males and African, Indian and White Females and Persons with Disabilities.