Goeweransiebestuur Sekretariaat

Oorsig

Verskaf sekretariaat- en administratiewe steun aan GTAC-goeweransiekomitees, insluitend vergaderingslogistiek, agenda's en rekordbestuur, gebaseer in Pretoria.

Vereistes

• 'n Relevante 3-jaar Nasionale Diploma (NQF 6) kwalifikasie in Publieke Administrasie en/of Kantooradministrasie of verwante kwalifikasie in die velde van Korporatiewe Goeweransie. 'n Minimum van 3 - 5 jaar se ervaring in sekretariaat, goeweransie, kantooradministrasie of operasionele steun.
• Ervaring in die koördinering van administratiewe prosesse, rekordbestuur, vergaderings- en gebeurtenislogistiek, kontrakadministrasie en verwante interne voorleggings.
• Ervaring in die verskaffing van steun binne 'n goeweransie-, nakomings-, prestasieverslagdoenings- of projekkoördinasie-omgewing sal 'n voordeel wees.
• Ervaring in die Publieke Diens of 'n publieke-sektor omgewing.

Pligte

• Sekretariats Steun aan die Goeweransie Komitees: Reël en administreer reëlings vir die GTAC se goeweransiestrukture (MANCO, OMM en Risikobestuurkomitee) se vergaderings.
• Verskaf administratiewe steun aan komiteevergaderings, insluitend: Voorbereiding van agenda's en inligtingspakkette.
• Opstel van algemene korrespondensie en kommunikasie, verkryging en/of voorbereiding en sirkulasie van dokumente soos versoek.
• Verskaf sekretariatssteundiens aan GTAC-goeweransiestrukture (MANCO, OMM en Risikobestuurkomitee) se vergaderings, insluitend: Aantekening, voorbereiding en sirkulasie van notule van besprekings en besluite.
• Verskaf kwaliteitsversekering en analise van aksienotules om vordering van levering na te gaan, kwaliteitsversekering van goeweransie-dashboards as deel van steun aan die ERM-taakspan.
• Bystand verleen met die kommunikasie van komiteebesluite en versoeke aan betrokke personeel, antwoorde op versoeke fasiliteer, en die monitering en verslagdoening oor die implementering van besluite.
• Onderhou formele komiteerekords vir ouditdoeleindes.
• Goeweransie en Nakomingsraamwerk Administratiewe Steun: Verskaf administratiewe steun rakende die ontwikkeling, fasilitering en monitering van die implementering van die GTAC-goeweransieraamwerk, insluitend die: GTAC-grondwet, GTAC-bemagtigingsdelegasie en delegasieregister, GTAC-operasionele beleide en beleideregister, GTAC-ouditskedule, GTAC-statutêre en regulatoriese verslagdoeningsskedule, GTAC-rekordhoubeleid, rekordbestuur en PAIA-nakoming, GTAC-ooreenkomste-risikobestuur, GTAC-fraude- en korrupsievoorkomingsbeleid en -plan, GTAC-risikobestuursplan en risikoregister.
• Koördineer goedkeurings, registreer GTAC-operasionele beleide, en onderhou en werk die GTAC-Beleidsregister by.
• Onderhou, monitor en rapporteer oor die implementering van en nakoming van die GTAC-bemagtingsdelegasie.
• Implementeer en onderhou 'n lêer- en dokumentbestuursplan vir GTAC-rekords.
• Bestuur van inligting vir goeweransie, prestasie en stelsels Administratiewe steun: Verskaf administratiewe steun met die vestiging en bestuur van die goeweransieraamwerke en interne kontroles vir die samestelling, voorbereiding en kommunikasie van hulpbronne, insluitend: beleide en prosedures, besigheidsprosesse, riglyne en sjablone, enige ander inligting wat die bestuur van goeweransie-inligting ondersteun.
• Verskaf administratiewe steun met die implementering, nakoming en relevantheid van die KM-raamwerke en interne kontroles, insluitend die: indiening van dokumente op die GTAC-beleidsbestuurstelsel.
• Ontwikkel insette vir inligtingsriglyne oor goeweransie- en nakomingsbeleide.
• GTAC-Kwaliteitsversekering-koördinasie en fasilitering: Verskaf algehele kwaliteitsversekering van alle goeweransie-verwante.
• Koördineer en verskaf leierskap oor die skakels tussen OMM-, RMC- en MANCO-korrespondensie en aksieplanne.
• Enige ander gebied van verwante kwaliteitsversekeringssteun soos vereis.
• Eenheidadministrasie en Operasionele Steun: Koördineer die Eenheid se menslike kapitaal, finansiële, kontraktuele en algemene administratiewe prosesse, insluitend tydblare, uitbetalings, kontrakadministrasie, rekordbestuur, interne voorleggings, vergadering- en gebeurtenislogistiek, reëlreëlings en verwante administratiewe steun.
• Ondersteun die identifisering, monitering en verslagdoening van operasionele risiko's wat Eenheidprestasie beïnvloed, insluitend opvolg op ooreengekome mitigasie-aksies.
• Verskaf administratiewe en koördinasie steun aan vennootskappe en skenker-gefinansierde projekte, insluitend belanghebbende-betrokkenheid, projekdokumentasie, verslagdoening en rekordbestuur.
• Prestasie-, Statutêre Verslagdoening en Kliëntedienssteun: Verskaf administratiewe koördinasie, verifikasie en kwaliteitsversekeringssteun vir organisatoriese prestasie-inligting en statutêre verslagdoeningsprosesse, insluitend EQPRS, kwartaalverslae en Ministeriële verslae.
• Ondersteun die administrasie en analise van kliënttevredenheidsopnames en die monitering van diensverbeteringsaksies voortspruitend uit terugvoering van belanghebbendes.

Hoe om aan te sollisiteer

Only online applications will be accepted. Please register, or if you are already registered, sign in and apply for this position on the GTAC eRecruitment website https://erecruitment.gtac.gov.za/erecruitment/

Navrae: Kaizer Malakoane at 066 2507072 Email: Kaizer.malakoane@gtac.gov.za

Notas

Applications not accompanied by a comprehensive CV and a fully completed Z83 form will not be considered. Only South African Citizens, and Permanent Residents need to apply as per PSR 2016. Applications should be accompanied by a duly completed and signed Z83 form (obtainable from any Public Service department). The post title and reference number must be clearly indicated on the Z83 form. A recent comprehensive CV should be submitted. Certified copies of qualifications and other relevant documents will be required to be submitted to HR on or before the day of the interview from shortlisted candidates. All shortlisted candidates, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessments. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other must be an integrity (ethical conduct) assessment. Shortlisted candidates will be subjected to security vetting to confirm employment, personnel suitability checks and undergo an SMS competency assessment prior to the interview. They must make themselves available for a panel interview on the date determined by GTAC. Late applications, and those not meeting the requirements, will not be considered. Should you not receive feedback from GTAC within 2 months of the closing date, please consider your application unsuccessful. GTAC reserves the right to fill or not fill the advertised post. Preference will be given according to EE and Gender target. OTHER POST