Assistent-direkteur: Kantoorbestuurder

Oorsig

Assistent-direkteur wat kantooroperasies bestuur en uitvoerende ondersteuning aan die Prinsipaal van die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding bied.

Vereistes

• 'n Graad / Nasionale Diploma (NKR Vlak 6) in Openbare Bestuur of Besigheidsbestuur of Kantoorbestuur en Tegnologie of 'n Erkende Kwalifikasie wat deur SAQA erken word. 3-5 Jaar Werkervaring in Strategiese Beplanning of 'n Administratiewe Omgewing op Toesighoudingsvlak. 'n Geldige Bestuurderslisensie.
• Kennis van Openbare Dienswetgewing en Beleid, Kennis van PSET, Kennis en begrip van TVET/CET-Administrasie, Begrip van die Hoër Onderwysektor, Begrip van Korporatiewe Beheer, Begrip van Kossentrumbe­groting, Uitgawe en Kontantvloeibeheer, Wet op Gelykestelling in Indiensneming, Openbare Diensverordening en Openbare Diensswet, Arbeidsverboudingswet en Enige Ander Verwante Wetgewing.
• Vaardighede in Beplanning en Organisering, Finansiële Bestuur, Verslagskrywing, Kommunikasie en Interpersoonlike Vaardighede, Probleemoplossing, Rekenaargeletterdheid, Analitiese Vaardighede, Kliënt-georiënteerde Ingesteldheid, Projekbestuur, Spanningleiding, Mensebeheer.

Pligte

• Verleen administratiewe/uitvoerende ondersteuningsdienste in die kantoor van die Prinsipaal.
• Verseker doeltreffende en ekonomiese bestuur van die kollege, insluitend die bestuur van die werkvloei in die kantoor van die Prinsipaal.
• Voer navorsing uit en verskaf kundige administratiewe advies aan die Prinsipaal en ander amptenare in die kollege.
• Voer kwaliteitskontrole uit op briewe, memoranda en indiening.
• Hou toesig oor en monitor die begroting in die kantoor van die Prinsipaal.
• Koördineer kollege-insette vir jaarlikse, kwartaallikse, maandelikse verslae en kontantvloeistate.
• Stel doeltreffende stelsels vir rekordbestuur en dokumentbestuur in die kantoor van die Prinsipaal in.
• Volg op en versamel voortgangsverslae oor die implementering van die resolusie.
• Koördineer verslae/aanbiedings aan alle forums wat deur die Kantoor van die kollege bygewoon word.
• Verskaf sekretariatsondersteuning aan Kollegeraad, Raadskomitees, Akademiese Raad, Hoër Bestuur en Ander Eksterne Belanghebbendes.
• Handhaaf die roostervlak vir die skedulering en vaslegging van byeenkomste en kommunikeer met al die lede van bogenoemde strukture.
• Koördineer en reël al die byeenkomste, verrigtinge en aktiwiteite van bogenoemde strukture.
• Bied tegnische ondersteuning tydens byeenkomste, verrigtinge en aktiwiteite van bogenoemde strukture.
• Stel agenda, notulen, verslae en ander rekords van bogenoemde strukture saam.
• Verspreiding van toepaslike dokumente vir byeenkomste van bogenoemde strukture.
• Hou 'n register van resolusies en ondersteun al die toepaslike Raadslede/Bestuurders/Amptenare deur voortdurende korrespondensie om hulle te herinner aan wat gedoen moet word.
• Verseker dat goedgekeurde notulen onderteken en veilig geberg word.
• Berei al die aanbiedings, toesprake en verslae van die Prinsipaal en Raadskomitees wat met byeenkomste van bogenoemde strukture verband hou, voor.
• Bied strategiese bestuur, monitering en evaluasiedienste.
• Fasiliteer en koördineer operasionele en strategiese beplanningsprosesse.
• Koördineer en stel strategiese en operasionele planne saam.
• Stel navorsingsagenda.
• Fasiliteer die ontwikkeling en implementering van planne en inisiatiewe vir dienslewering-verbetering.
• Fasiliteer, koördineer en ondersteun die implementering van prioriteitsprogramme/projekte.
• Koördineer en stel institusionele prestasie- en strategiese verslae saam.
• Voer 'n evaluering uit van kollegadoeltreffendheid en ekonomie in die ondersteuning van bereikbaarheid van diensleweringsdoelstellings.
• Fasiliteer die implementering van die produktiwiteitsmeetingwerk (meting van hoe doeltreffend en ekonomies insette arbeids-, finansiële hulpbronne en infrastruktuur in uitsette goeie dien) vertaal word.

Hoe om aan te sollisiteer

The Acting Human Resource Manager; Gert Sibande TVET College; P. O. Box 3475; Standerton, 2430, email: applications@gscollege.edu.za or Hand delivered to: 18a Beyers Naude Street, Standerton, 2430. FOR ATTENTION : Mr BJ Dlongolo Tel No: (017) 712 9040

Navrae: Mr BJ Dlongolo Tel No: (017) 712 9040

Notas

Applicants must submit a fully completed and officially signed Z83 form and a comprehensive CV when applying for a post, at least three contactable work- related references. Candidates will be contacted to submit originally certified copies of all qualification before an interview, including academic records, ID document and valid driver’s licence not older than 6 months, if drivers licence is required in terms of the requirements of the post Application Z83 form is available on our website, www.gscollege.edu.za or DPSA website Failure to submit the requested documents will result in your application not being considered No faxed or emailed applications will be accepted Applicants should submit separate Z83 and CV where more than one post is applied for Selected candidates will be subjected to vetting process and personnel suitability check in terms of minimum information security standard The College reserves the right to verify any information received in applications Late and incomplete applications will not be considered Submission of fraudulent documentation and canvassing or College staff will immediately disqualify the candidate Should you not receive any response from us within 60 days after the closing date, please consider your application as unsuccessful Post reference number should be indicated on the application The College reserves the right to withdraw any position at any time all shortlisted candidate, including the SMS, shall undertake two pre-entry assessment. One will be a practical exercise to determine a candidate’s suitability based on the post’s technical and generic requirements and the other will be integrity (ethical conduct) assessment. EKURHULENI WEST TVET COLLEGE: Kindly note that the following Two (2) posts namely: Assistant Director: Office Manager and Assistant Director: Facilities and Records Management that were advertised in Public Service Vacancy Circular 21 dated 19 June 2026, the email have been amended as follows Vac1-cc@ewc.edu.za OTHER POSTS